Pendlerpauschale vs. Kilometerpauschale: Was ist der Unterschied?

Die Entfernungspauschale, häufig auch Pendlerpauschale genannt, gilt für den Arbeitsweg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

Die Kilometerpauschale gilt für beruflich veranlasste Fahrten außerhalb des normalen Arbeitswegs, zum Beispiel zu Kunden oder Konferenzen. Beide Pauschalen können Sie in Ihrer Steuererklärung ansetzen, um die Steuerlast zu senken und weniger Steuern zu zahlen.

Da beide Begriffe häufig verwechselt werden, erklären wir in diesem Artikel Schritt für Schritt, worin der Unterschied zwischen Entfernungspauschale und Kilometerpauschale besteht. Außerdem erfahren Sie:

• wann welche Pauschale gilt,
• wie Sie beide korrekt berechnen und
• was in typischen Situationen wie beim Pendeln ins Büro, bei Fahrten zu Kunden oder bei Hybridarbeit gilt.

Unterschied zwischen Pendlerpauschale und Kilometerpauschale

Was ist die Pendlerpauschale?

Die Pendlerpauschale heißt offiziell Entfernungspauschale und gilt für den täglichen Arbeitsweg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Sie ist im Einkommensteuergesetz (§ 9 Abs. 1–4 EStG) geregelt.

Aktuell beträgt die Pendlerpauschale 0,38 € pro Kilometer. Arbeitnehmer und Selbständige können die Pendlerpauschale beantragen, indem sie sie in der Steuererklärung ansetzen und so das zu versteuernde Einkommen reduzieren.

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Wann und für wen gilt die Pendlerpauschale?

Die Pendlerpauschale gilt für den regelmäßigen Weg zur Arbeit, also für Fahrten zwischen Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte.

• Mit der ersten Tätigkeitsstätte ist der Ort gemeint, an dem Sie regelmäßig arbeiten (mind. 48 Tage im Jahr).
• Die Entfernungspauschale gilt unabhängig vom Verkehrsmittel. Sie können sie also nutzen, egal ob Sie mit dem Auto, Motorrad, Fahrrad oder zu Fuß zur Arbeit kommen.
• Die Pendlerpauschale kann angesetzt werden, unabhängig davon, ob Sie mit einem Privat-PKW oder Dienstwagen zur Arbeit fahren.
• Sowohl Angestellte als auch Selbstständige können die Entfernungspauschale in der Steuererklärung ansetzen.

Was gibt es bei der Pendlerpauschale zu beachten?

Es gibt es einige Regeln und Besonderheiten, die Sie kennen sollten, um die Pendler- bzw. Entfernungspauschale in der Steuererklärung richtig anzusetzen.

Nur die einfache Strecke und volle Kilometer

Für die Berechnung zählt die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Angerechnet wird lediglich eine einfache Fahrt (nicht Hin- und Rückfahrt), angefangene Kilometer werden abgerundet.

Nur tatsächliche Arbeitstage

Die Pendlerpauschale kann nur für Tage angesetzt werden, an denen Sie tatsächlich zur Arbeit gefahren sind. Urlaubstage und Krankheitstage zählen nicht. In der Regel ergeben sich daraus in etwas 220 Arbeitstage pro Jahr. Arbeiten Sie im Homeoffice, können Sie die Pendlerpauschale nur für Tage ansetzen, an denen Sie tatsächlich ins Büro gefahren sind.

Höchstbetrag

Die Pendlerpauschale ist auf ein Maximum von 4.500 € pro Jahr begrenzt. Diese Begrenzung entfällt jedoch, wenn Sie mit dem eigenen Auto oder einem Dienstwagen zur Arbeit fahren bzw. für die Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln mehr zahlen müssen.

Pendlerpauschale und Arbeitgeberzuschuss

Erhalten Sie von Ihrem Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss für den Arbeitsweg, muss dieser von der Entfernungspauschale abgezogen werden. Nur die verbleibende Nettobelastung wirkt sich steuermindernd aus.

Pendlerpauschale und Dienstwagen

Die Pendlerpauschale können Sie auch dann geltend machen, wenn Sie mit einem Dienstfahrzeug zu Arbeit fahren, aber: Durch die private Nutzung eines Dienstwagens entsteht Ihnen ein geldwerter Vorteil, den Sie versteuern müssen. Das heißt, dass sich Ihr zu versteuerndes Einkommen dadurch erhöht.

Tipp: Zur Versteuerung der privaten Nutzung eines Dienstwagens können Sie entweder die 1-%-Regelung oder die Fahrtenbuchmethode [LINK zu 1% vs. Fahrtenbuch] nutzen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Ratgeber zur Privatnutzung von Firmenfahrzeugen.

Berechnung der Pendlerpauschale an einem Beispiel

Was ist die Kilometerpauschale?

Die Kilometerpauschale wird oft auch als Kilometergeld oder Dienstreisepauschale bezeichnet und gilt für dienstlich veranlasste Fahrten mit dem privaten Fahrzeug. Ausgenommen sind Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte oder zum Wohnort, also der Weg zur Arbeit bzw. von der Arbeit nach Hause.

Aktuell können Arbeitnehmer und Selbstständige für solche Fahrten: 

• 0,30 € (PKW) bzw.
• 0,20 € (Motorrad, Motorroller, Moped, Mofa) 

pro gefahrenem Kilometer steuerlich geltend machen. Angestellte können sich die Kosten entweder steuerfrei vom Arbeitgeber erstatten lassen oder sie in der Steuererklärung als Werbungskosten angeben. Selbstständige setzen die Kilometerpauschale in der Regel als Betriebsausgaben an.

Wann und für wen gilt die Kilometerpauschale?

Die Kilometerpauschale gilt für beruflich veranlasste Fahrten außerhalb des normalen Arbeitswegs.

• Mit dienstlich veranlassten Fahrten sind Fahrten beispielsweise zu Kundenterminen, Geschäftsbesuchen, Fortbildungen, Seminaren oder für betriebliche Besorgungen gemeint.
• Die Kilometerpauschale kann angesetzt werden, wenn Sie Ihr privates Fahrzeug für berufliche Fahrten nutzen.
• Sowohl Angestellte als auch Selbstständige können die Kilometerpauschale steuerlich geltend machen.

Was gibt es bei der Kilometerpauschale zu beachten?

Im Vergleich zur Pendlerpauschale ist die Kilometerpauschale etwas komplexer, da es mehr Optionen und Sonderfälle gibt. Aber keine Sorge: In diesem Abschnitt sagen wir Ihnen kurz und knapp, worauf Sie achten müssen.

Hin- und Rückfahrt zählen

Anders als bei der Entfernungspauschale werden bei Dienstfahrten alle gefahrenen Kilometer berücksichtigt. Das bedeutet, dass sowohl Hin- als auch Rückweg in die Berechnung einfließen.

Kein Höchstbetrag

Für die Kilometerpauschale gibt es keine feste Obergrenze, solange die Fahrten beruflich veranlasst sind.

Absetzen von der Steuer

Arbeitnehmer können die Kilometerpauschale als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Der Arbeitgeber kann die Fahrtkosten für Dienstreisen auch steuerfrei erstatten. In dem Fall kann die Kilometerpauschale nicht zusätzlich angewendet werden. Selbstständige die Kilometerpauschale als Betriebsausgaben ansetzen. Erfahren Sie mehr dazu, wie Sie die Kilometerpauschale bei der Steuer geltend machen können.

Fahrtenbuchmethode als Alternative

Statt der Kilometerpauschale können Sie auch die tatsächlichen Fahrzeugkosten ansetzen. Dafür müssen Sie ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen und alle Belege zu den Fahrzeugkosten sammeln.

Damit das Finanzamt die Fahrtenbuchmethode anerkennt, muss das Fahrtenbuch bestimmte Angaben enthalten. Dazu gehören Datum und Uhrzeit der Fahrt, Start- und Zielort, der Zweck der Fahrt, der Name von Kunden oder Geschäftspartnern sowie der Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Fahrt. Am einfachsten geht das mit einer einem elektronischen Fahrtenbuch bzw, einer App, die alle Fahrten automatisch erfasst und dokumentiert.

Kilometerpauschale oder Fahrtenbuch – was ist besser? 

Welche Methode günstiger ist, hängt von Ihrer individuellen Situation ab. Die Kilometerpauschale ist unkompliziert: Sie setzen einfach 0,30 € pro gefahrenem Kilometer an. Die Fahrtenbuchmethode erfordert mehr Dokumentation, erlaubt dafür aber, die tatsächlichen Fahrzeugkosten (z. B. Benzin oder Reparaturen) steuerlich abzusetzen.

Übrigens: Kilometerpauschale und Fahrtenbuch können NICHT im selben Jahr miteinander kombiniert werden.

Berechnung der Kilometerpauschale an einem Beispiel

Kilometerpauschale-Rechner

Mit unserem Kilometerpauschale-Rechner können Sie berechnen, wie viel Sie für dienstliche Fahrten mit Ihrem privaten Fahrzeug von der Steuer absetzen können.

Pendlerpauschale vs. Kilometerpauschale: Tabelle 

Typische Szenarien: Wann gilt welche Pauschale?

Beispiel 1: Mit dem Fahrrad ins Büro

Sie fahren im Sommer mit dem Fahrrad ins Büro, manchmal gehen Sie auch zu Fuß. Im Winter nutzen Sie öffentliche Verkehrsmittel.

Das gilt:

Für alle Tage, an denen Sie ins Büro gefahren sind, können Sie die Pendlerpauschale ansetzen und zwar unabhängig davon, ob Sie mit dem Fahhrad, den Öffentlichen oder zu Fuß unterwegs waren. Dafür multiplizieren Sie die einfache Entfernung zwischen Wohnung und Büro mit der Anzahl der Arbeitstage und dem Pauschalsatz pro Kilometer (0,38€).

Beispiel 2: Mit dem eigenen Auto zum Kundentermin

Sie fahren mit Ihrem Privat-PKW vom Büro zu einem Kundentermin und anschließend wieder zurück.

Das gilt:

Hier handelt es sich um eine dienstliche Fahrt mit dem Privat-PKW, daher gilt die Kilometerpauschale. Für die Berechnung zählen alle gefahrenen Kilometer, also Hin- und Rückfahrt, multipliziert mit 0,30 € pro Kilometer. Das gilt nicht, wenn Ihnen Ihr Arbeitgeber die Fahrtkosten steuerfrei erstattet.

Beispiel 3: Homeoffice und Büro im Wechsel

Sie arbeiten meistens im Homeoffice, haben aber mit Ihrem Arbeitgeber vereinbart, dass Sie an mindestens 2 Tagen in der Woche ins Büro kommen. In manchen Wochen sind es sogar 4 Tage.

Das gilt:

Die Pendlerpauschale können Sie nur für Tage ansetzen, an denen Sie tatsächlich ins Büro gefahren sind. Für reine Homeoffice-Tage gilt sie nicht.

Beispiel 4: Mehrere Arbeitsorte

Sie arbeiten normalerweise im Büro, fahren aber regelmäßig mit dem eigenen PKW auch zur Fertigungsstätte und in die Filiale.
Das gilt:

Wenn Sie an mehreren Arbeitsorten arbeiten, muss eine davon als „erste Tätigkeitsstätte“ festgelegt werden. Dies bestimmt in der Regel der Arbeitgeber. Falls keine eindeutige Bestimmung erfolgt, gilt die Arbeitsstätte, die Ihrer Wohnung am nächsten liegt, als erste Tätigkeitsstätte.

Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte können mit der Pendlerpauschale abgesetzt werden. Fahrten zu den anderen Arbeitsorten gelten dagegen als Auswärtstätigkeit und können mit der Kilometerpauschale bzw. den tatsächlichen Fahrtkosten angesetzt werden.

Beispiel 5: Pendeln und Dienstfahrten

Sie fahren regelmäßig zu Kundenterminen. Daher hat Ihnen Ihr Arbeitgeber einen Firmenwagen zur Verfügung gestellt. Diesen nutzen Sie auch für den täglichen Weg zur Arbeit.

Das gilt:

Für den Arbeitsweg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte können Sie die Pendlerpauschale ansetzen, auch wenn Sie den Weg mit einem Firmenwagen zurücklegen. Für dienstliche Fahrten mit dem Firmenwagen, zum Beispiel zu Kunden oder Meetings, können Sie keine Kilometerpauschale geltend machen, da die Fahrzeugkosten bereits vom Arbeitgeber übernommen werden.

4 Typische Fehler bei Pendler- und Kilometerpauschale

Die Regelungen rund um Pendlerpauschale und Kilometerpauschale sind für viele verwirrend. Auch im Internet kursieren dazu häufig falsche Informationen. Damit Ihnen das nicht passiert, klären wir die häufigsten Missverständnisse auf.

1. Alle Begriffe synonym verwenden

Kilometerpauschale, Pendlerpauschale, Entfernungspauschale und Dienstreisepauschale werden oft gleichgesetzt. Tatsächlich gelten sie jedoch für unterschiedliche Fahrtarten: Die Entfernungs- bzw. Pendlerpauschale für den Arbeitsweg und die Kilometer- bzw. Dienstreisenpauschale für dienstliche Fahrten.

2. Pendlerpauschale falsch berechnen

Ein häufiger Fehler ist, Hin- und Rückfahrt zu addieren oder angefangene Kilometer mitzurechnen. Bei der Pendlerpauschale zählt jedoch nur die einfache Strecke, außerdem werden angefangene Kilometer abgerundet.

3. Dienstfahrten nicht dokumentieren

Auch wenn kein detailliertes Fahrtenbuch nötig ist: Für die Kilometerpauschale müssen die beruflich gefahrenen Kilometer nachvollziehbar dokumentiert sein. Ohne Aufzeichnungen kann das Finanzamt die Fahrtkosten im Zweifel nicht anerkennen.

4. Kilometerpauschale und Fahrtenbuch kombinieren

Für dasselbe Fahrzeug können Sie entweder die Kilometerpauschale oder die Fahrtenbuchmethode anwenden. Beide Methoden im selben Jahr zu kombinieren ist nicht erlaubt.

Deshalb sollten Sie Ihre Fahrten korrekt dokumentieren 

Eine saubere und vollständige Dokumentation Ihrer Fahrten ist der Schlüssel, um steuerliche Vorteile optimal zu nutzen. Pendler- und Kilometerpauschale können Ihre Steuerlast deutlich senken – vorausgesetzt, die Fahrten sind korrekt zugeordnet und nachvollziehbar erfasst. Besonders bei Dienstfahrten ist eine lückenlose Aufzeichnung wichtig.

Digitale Lösungen wie Driversnote unterstützen Sie dabei, alle Fahrten automatisch zu dokumentieren, sodass Sie keine steuerlichen Vorteile verschenken und bares Geld sparen.

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