Kilometergeld berechnen – So geht’s

Wer berufsbedingt mit dem Auto unterwegs ist, kann sich die Kosten dafür ganz oder zumindest teilweise erstatten lassen – sei es vom Arbeitgeber oder über die Steuererklärung. Letzteres gilt sowohl für Arbeitnehmer als auch für Selbstständige und Freiberufler. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um Ihren Anspruch korrekt zu berechnen.

Kilometergeld: Die aktuellen Sätze

Wer beruflich unterwegs ist, kann die Fahrtkosten steuerlich geltend machen. Je nach Situation kommen dafür die Entfernungspauschale, die Kilometerpauschale oder der Abzug der tatsächlichen Kosten in Frage.

• Entfernungspauschale (Pendlerpauschale)

Arbeitnehmer und Selbständige können für den einfachen Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte die Entfernungspauschale als Werbungskosten geltend machen. Sie beträgt 30 Cent pro Entfernungskilometer bis 20 km und ab dem 21. Kilometer 38 Cent. Die Pauschale gilt unabhängig vom genutzten Verkehrsmittel und kann auch bei Nutzung eines Firmenwagens angesetzt werden.

• Kilometerpauschale

Diese können sowohl Arbeitnehmer auf Dienstreise als auch Selbstständige und Freiberufler nutzen, die den privaten PKW für beruflich veranlasste Fahrten nutzen. Sie beträgt 30 Cent pro gefahrenen Kilometer. Arbeitnehmer, deren Dienstreisen nicht vom Arbeitgeber erstattet werden, können die Kilometerpauschale in ihrer Steuererklärung ansetzen. Selbstständige und Freiberufler können sie als Betriebsausgabe absetzen.

Alternativ zur Kilometerpauschale können Arbeitnehmer und Selbstständige die tatsächlichen Fahrzeugkosten absetzen, wenn sie diese vollständig nachweisen können. Dazu müssen alle beruflichen Fahrten mit einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch dokumentiert und sämtliche Kfz-Kosten (z. B. Treibstoff, Reparaturen, Versicherung) belegt werden. Auch Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln werden nach dieser Methode abgerechnet.

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Entfernungspauschale berechnen

Wenn Sie als Arbeitnehmer oder Selbständiger täglich zur Arbeit pendeln, können Sie die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung geltend machen. Die Berechnung erfolgt auf Basis der einfachen Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
Angenommen, Ihr Arbeitsweg beträgt 25 Kilometer, dann können Sie für die ersten 20 Kilometer 30 Cent pro Kilometer ansetzen. Für jeden weiteren Kilometer ab dem 21. Kilometer erhöht sich die Pauschale auf 38 Cent. Die Summe multiplizieren Sie mit der Anzahl der Arbeitstage.

Beispielrechnung:

• (20 km x 0,30 €) + (5 km x 0,38 €) = 7,90 € pro Arbeitstag
• Jährliche Erstattung: 7,90 € × 220 Arbeitstage = 1.738 €

Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, sich an den Fahrtkosten zu beteiligen. Falls er jedoch einen Zuschuss zahlt, wird dieser von der steuerlich absetzbaren Entfernungspauschale abgezogen. In der Regel orientiert sich ein solcher Zuschuss an der Entfernungspauschale, sodass die Erstattung meist in ähnlicher Höhe erfolgt

Kilometerpauschale berechnen

Arbeitnehmer, Selbstständige und Freiberufler, die Ihr Privatfahrzeug für Dienstreisen oder andere beruflich bedingte Fahrten (außer Arbeitsweg) nutzen, können die Kilometerpauschale ansetzen. Diese beträgt bei Fahrten mit dem PKW 30 Cent pro gefahrenen Kilometer.

Angenommen, Sie reisen mit Ihrem Privat-PKW zu einem Kunden und legen dabei 180  km zurück. Bis zum Abschluss des Projekts drei Monate später fahren Sie noch 4-mal zu diesem Kunden. Am Ende des Jahres können Sie für jeden gefahrenen Kilometer 30 Cent als Werbungskosten (Arbeitnehmer) bzw. Betriebsausgabe (Selbstständige und Freiberufler) ansetzen.

Beispielrechnung:

• 180 km x 0,30 € = 54 €
• Jährliche Erstattung: 54 € x 5 = 270 €

Arbeitnehmer können die Kilometerpauschale in ihrer Steuererklärung angeben, falls der Arbeitgeber die Kosten nicht erstattet. Selbstständige und Freiberufler setzen sie als Betriebsausgabe in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ab.

Alternativ können Arbeitnehmer und Selbstständige auch die tatsächlichen Fahrzeugkosten ansetzen. Dazu müssen jedoch alle Fahrten mit einem Fahrtenbuch dokumentiert und sämtliche Kfz-Kosten (z. B. Treibstoff, Reparaturen, Versicherung) nachgewiesen werden.

Sie können auch den untenstehenden Rechner nutzen, um Ihre Kilometerpauschale für 2024 und 2025 zu berechnen.

Rechner

Bitte beachten Sie, dass dieser Rechner Ihnen eine erste Orientierung zur Erstattung bietet, jedoch nicht als Nachweis für die Steuererklärung oder eine Erstattung durch den Arbeitgeber ausreicht. Dafür ist ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch erforderlich.

Nachweise fürs Finanzamt

Für die Entfernungspauschale ist kein Nachweis erforderlich. Sie müssen lediglich die Anzahl der Arbeitstage und die einfache Entfernung zur ersten Tätigkeitsstätte angeben. Für die Kilometerpauschale reicht eine einfache Liste, in der Sie Ihre beruflich veranlassten Fahrten mit Datum, Start- und Zielort sowie der gefahrenen Strecke dokumentieren.

Anders sieht es aus, wenn Sie die tatsächlichen Kosten ansetzen wollen und deshalb die Fahrtenbuch-Methode nutzen. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss folgende Anforderungen erfüllen:

• Jede Fahrt muss zeitnah und vollständig erfasst werden.
• Die Aufzeichnungen müssen manipulationssicher sein – Excel oder Word-Dokumente werden vom Finanzamt nicht anerkannt (nur in ausgedruckter Form).
• Pflichtangaben sind: Datum, Start- und Zielort, Zweck der Fahrt, Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt sowie aufgesuchte Geschäftspartner.

In dem Fall kann eine digitale Fahrtenbuch-App Ihnen das Leben wesentlich erleichtern. Sie zeichnet die Fahrten automatisch auf und speichert die Daten so ab, dass sie nicht mehr verändert werden können. So müssen Sie sich keine Sorgen um fehlende oder fehlerhafte Einträge machen.

Weitere Informationen zur Erfassung und Abrechnung von Fahrtkosten

Und wenn Sie das Kilometergeld berechnet haben, was dann? Wir zeigen Ihnen, wie Sie in 5 Schritten das Kilometergeld von der Steuer absetzen.

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