Privatnutzung von Firmenwagen: Was ist erlaubt und welche Steuerregeln gelten?

Ob ein Firmenwagen auch privat genutzt werden darf, entscheidet immer der Arbeitgeber. Ist die private Nutzung erlaubt, kann dies für Arbeitnehmer ein attraktiver Vorteil sein – der jedoch steuerliche Pflichten mit sich bringt. Denn jeder privat gefahrene Kilometer muss korrekt versteuert werden.

Um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden, ist es wichtig, dass Sie private Fahrten korrekt protokollieren. In diesem Artikel erfahren Sie, worauf Sie achten müssen, welche steuerlichen Regeln gelten und wie Sie die Privatnutzung Ihres Firmenwagens ordnungsgemäß fürs Finanzamt dokumentieren.

Dürfen Mitarbeiter Firmenwagen für private Fahrten nutzen?

Ob ein Firmenwagen auch privat genutzt werden darf, liegt im Ermessen des Arbeitgebers. Daher ist es für Arbeitnehmer wichtig, mit dem Arbeitgeber zu vereinbaren, ob und in welchem Umfang die private Nutzung erlaubt ist.

Manche Arbeitgeber legen auch eine Kilometerbegrenzung fest. Die genauen Bedingungen werden in der Regel entweder direkt im Arbeitsvertrag festgelegt oder im Pkw-Überlassungsvertrag, wenn es sich um eine sogenannte Car Allowance handelt.

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Sonderfall: Car Allowance

Bei einer Car Allowance erhalten Arbeitnehmer eine Gehaltszulage, die die geschäftliche Nutzung ihres privaten Fahrzeugs abdecken soll. Dieses Modell ist vor allem im angelsächsischen Raum verbreitet, findet aber auch in Deutschland zunehmend Anwendung.

Anders als bei einem Firmenwagen trägt der Mitarbeiter hier alle Kosten sowie die volle Verantwortung für das Fahrzeug. Die Pauschale muss in voller Höhe versteuert werden. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Leitfaden zur Car Allowance für Arbeitnehmer.

Privatnutzung muss versteuert werden

Wenn ein Arbeitnehmer einen Firmenwagen auch privat nutzt, entsteht daraus ein sogenannter geldwerter Vorteil. Dieser muss versteuert werden. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

• 1-%-Regelung

Hier wird monatlich 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil versteuert. Das gilt unabhängig davon, wie viel der Wagen tatsächlich privat genutzt wird. Zusätzlich kommen noch 0,03 % pro Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsplatz hinzu, wenn das Fahrzeug auch für Fahrten zur Arbeit genutzt wird.

• Die Fahrtenbuchmethode

Hier wird der Privatanteil des Arbeitnehmers anhand eines Fahrtenbuchs berechnet. Jede Fahrt muss genau dokumentiert werden, inklusive Datum, Ziel, Zweck und gefahrenen Kilometern. Diese Methode ist zwar aufwendiger, ermöglicht aber eine präzisere Besteuerung, da nur die tatsächlich privat gefahrenen Kilometer berücksichtigt werden. In unserem Leitfaden erfahren Sie mehr dazu, was ein Fahrtenbuch enthalten sollte.

Gerade für Arbeitnehmer, die ihren Firmenwagen nur selten privat nutzen, kann das Führen eines Fahrtenbuchs steuerlich Vorteile bringen.

Müssen private Fahrten dokumentiert werden?

Ob Sie Ihre Fahrten dokumentieren müssen, hängt davon ab, welche Methode Sie zur Versteuerung des geldwerten Vorteils nutzen. Bei der 1-%-Regelung entfällt jegliche Dokumentationspflicht – das ist einer der größten Vorteile dieser Methode.

Es spielt keine Rolle, wie viele Kilometer Sie tatsächlich privat oder geschäftlich fahren, da die Steuer pauschal auf Basis des Bruttolistenpreises berechnet wird.

Anders sieht es bei der Fahrtenbuchmethode aus. Hier müssen alle Fahrten – sowohl private als auch beruflich bedingte – genau dokumentiert werden. Erfasst werden müssen dabei unter anderem das Datum, der Start- und Zielort, der Zweck der Fahrt, der Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Fahrt sowie gegebenenfalls die Namen von Kunden oder Geschäftspartnern.

Wichtig ist, dass das Fahrtenbuch zeitnah und lückenlos geführt wird. Zudem darf es im Nachhinein nicht mehr veränderbar sein.

Am einfachsten lassen sich diese Anforderungen mit einer digitalen Lösung erfüllen. Eine Fahrtenbuch-App wie Driversnote erleichtert die Dokumentation, indem sie Fahrten automatisch erfasst und die Kilometerstände lückenlos aufzeichnet.

Die App ermöglicht zudem die einfache Kategorisierung der Fahrten als geschäftlich oder privat und erlaubt das Hinzufügen von Notizen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie richtig Fahrtenbuch führen fürs Finanzamt.

Pendlerpauschale bei Firmenwagen mit Privatnutzung: Geht das?

Auch wenn Sie mit dem Firmenwagen zur Arbeit fahren, können Sie die Entfernungspauschale bzw. Pendlerpauschale geltend machen.

Pro Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte können Sie 0,30 € (ab dem 21. Kilometer 0,38 €) als Werbungskosten ansetzen – unabhängig davon, ob Sie ein eigenes Fahrzeug oder einen Dienstwagen nutzen.

Allerdings müssen Sie dann zusätzlich zur Versteuerung des geldwerten Vorteils einen Zuschlag von 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Kilometer versteuern.

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