Anforderungen an das Fahrtenbuch: Das müssen Sie wissen

Ein Fahrtenbuch ist für Selbständige in zwei Fällen Pflicht: Wenn Sie einen Dienstwagen privat nutzen und sich gegen die 1 %-Regel entschieden haben oder wenn Sie berufliche Fahrten mit einem Privatfahrzeug steuerlich geltend machen möchten.

In beiden Fällen dient das Fahrtenbuch als Nachweis fürs Finanzamt. Als Arbeitnehmer müssen Sie unter Umständen auch ein Fahrtenbuch führen, z. B. bei Nutzung des Privat-PKWs für berufliche Fahrten oder im Rahmen der Überlassung eines Fahrzeugs durch den Arbeitgeber.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, in welchen Situationen ein Fahrtenbuch erforderlich ist und worauf Sie dabei achten müssen.

So definiert das Finanzamt ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Laut dem Bundesfinanzministerium soll ein Fahrtenbuch die Zuordnung von Fahrten zur betrieblichen und beruflichen Sphäre darstellen. Es muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder betrieblich oder beruflich veranlassten Fahrt
• Reiseziel und Reisezweck
• Ggf. aufgesuchte Kunden oder Geschäftspartner
• Hinweise zu evtl. gefahrenen Umwegen

Das Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Alle Fahrten müssen lückenlos und in der tatsächlichen Reihenfolge dokumentiert werden. Nur ein lückenlos und ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch wird steuerlich anerkannt. Auf den Seiten des Bundesfinanzministeriums finden Sie weitere Informationen zum Thema Fahrtenbuch.

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Welches Fahrtenbuch wird vom Finanzamt anerkannt?

Sie haben mehrere Möglichkeiten, ein Fahrtenbuch zu führen: Sie können ein klassisches Fahrtenbuch im Schreibwarengeschäft kaufen und handschriftlich ausfüllen oder eine digitale Lösung nutzen, also eine spezialisierte Fahrtenbuch-App. Digitale Tabellen wie Excel- oder Word-Dateien sind nicht zulässig, da sie nachträglich veränderbar sind. Sie können jedoch eine leere Tabelle in Excel erstellen, ausdrucken und handschriftlich ausfüllen.

Apps bieten den Vorteil, dass Fahrten in der Regel automatisch erfasst werden. Das ist praktisch, da keine Fahrten vergessen werden und die Dokumentation lückenlos bleibt. Zudem werden die Daten sicher gespeichert. Wichtig ist, dass ein elektronisches Fahrtenbuch den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form (GoBD) entspricht.

Falls Ihr Arbeitgeber ein Fahrtenbuch verlangt, gibt es meist eigene Vorgaben, die Sie beachten sollten.

Muss der Kilometerstand im Fahrtenbuch erfasst werden?

Damit ein Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, müssen bestimmte Angaben vollständig und nachvollziehbar dokumentiert werden. Dazu gehört auch die Erfassung des Kilometerstands.

Folgende Angaben sind verpflichtend:

• Kilometerstand zu Jahresbeginn und -ende zur Ermittlung der Gesamtlaufleistung des Fahrzeugs.
• Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder betrieblich veranlassten Fahrt zur genauen Abgrenzung zwischen privaten und geschäftlichen Fahrten.

Alternativ können Fahrtenbuch-Apps genutzt werden, um Fahrten automatisch aufzuzeichnen. Wichtig ist, dass ein elektronisches Fahrtenbuch den GoBD-Vorgaben entspricht, damit es steuerlich anerkannt wird. Excel- oder Word-Dateien sind nicht zulässig, da sie nachträglich veränderbar sind.

Müssen auch private Fahrten im Dienstfahrzeug erfasst werden?

Ja, wenn Sie Ihr Dienstfahrzeug sowohl privat als auch geschäftlich nutzen, müssen alle Fahrten – sowohl private als auch berufliche – im Fahrtenbuch dokumentiert werden. Für die Aufzeichnung von Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben.

Der private und betriebliche Nutzungsanteil wird anhand der Gesamtkilometerleistung ermittelt. Ohne ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch erkennt das Finanzamt die Aufteilung nicht an und setzt stattdessen die 1 %-Regelung an, was oft zu einer höheren Steuerbelastung führt.

Fahrtenbuch bei Nutzung des Privat-PKWs für berufliche Fahrten

Wenn Sie Ihren privaten PKW für berufliche Fahrten nutzen und die Fahrtkosten steuerlich geltend machen möchten, müssen Sie alle beruflich veranlassten Fahrten dokumentieren.

Hierbei können Sie entweder die Kilometerpauschale (0,30 EUR pro Kilometer, ab dem 21. Kilometer 0,38 EUR) oder die tatsächlichen Fahrzeugkosten anteilig ansetzen. Um die tatsächlichen Kosten anzusetzen, müssen Sie ein Fahrtenbuch führen.

Fahrtenbuch bei Überlassung eines Fahrzeugs durch den Arbeitgeber

Wenn ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer ein Fahrzeug auch für private Fahrten überlässt, entsteht ein geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss. Zur Berechnung gibt es zwei Methoden: Die 1 %-Regelung, bei der monatlich 1 % des Bruttolistenpreises als steuerpflichtiges Einkommen angesetzt wird, oder die Fahrtenbuch-Methode, bei der nur die tatsächliche private Nutzung versteuert wird. Ein Wechsel zwischen den Methoden im Rahmen der Lohnabrechnung ist im laufenden Jahr nicht erlaubt.

Was passiert bei einer Steuerprüfung?

Im Falle einer Steuerprüfung wird das Finanzamt auch Ihr Fahrtenbuch unter die Lupe nehmen. Da es sich bei Fahrtkosten oft um hohe Beträge handelt, prüfen die Finanzbehörden diese besonders genau.

Wichtig ist, dass Ihr Fahrtenbuch vollständig, lückenlos und zeitnah geführt wurde. Jede Fahrt sollte sauber dokumentiert sein, einschließlich Datum, Kilometerstand, Reiseziel und Zweck der Fahrt. Unklare oder nachträglich geänderte Einträge können dazu führen, dass das Fahrtenbuch vom Finanzamt nicht anerkannt wird. Dann droht eventuell eine Steuernachzahlung.

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