Wie Sie ein Fahrtenbuch führen und warum es sich lohnt

Wenn Sie beruflich viel mit dem Auto unterwegs sind, gehört das Notieren der gefahrenen Kilometer vermutlich zu Ihren täglichen Aufgaben. Denn: Um die Fahrten steuerlich absetzen zu können, müssen sie korrekt dokumentiert werden.

Am einfachsten gelingt das mit einer App, die immer mitläuft – auf diese Weise vergessen Sie nichts. Wie Sie ein Fahrtenbuch führen, für wen sich das lohnt und worauf Sie noch achten müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Wie Sie ein Fahrtenbuch führen, wenn Sie Ihren Privat-PKW beruflich nutzen

Wenn Sie Ihren privaten PKW für berufliche Fahrten nutzen, können Sie diese Fahrten steuerlich absetzen. Das Finanzamt verlangt dafür, dass Sie Ihre Fahrten dokumentieren. Allerdings sind die Auflagen längst nicht so streng wie für privat genutzte Dienstwagen.

Folgende Angaben müssen in ihren Aufzeichnungen enthalten sein:

• Datum und Uhrzeit
• Grund der Fahrt
• Route
• Gefahrene Kilometer

Anders als bei Dienstwagen muss die Dokumentation weder lückenlos noch vor nachträglichen Änderungen geschützt sein.

Streng genommen brauchen Sie nicht einmal ein Fahrtenbuch – Sie können die Angaben in einer einfachen Tabelle erfassen. Auch elektronische Fahrtenbücher bzw. Fahrtenbuch-Apps sind erlaubt.

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Manuelle Erfassung: Analoges Fahrtenbuch oder Excel-Tabelle

Wenn Sie Ihren Privat-PKW beruflich nutzen, können Sie die Fahrten ganz klassisch in einem Fahrtenbuch auf Papier erfassen – entweder direkt nach jeder Fahrt oder am Ende des Tages. Wichtig ist, dass Sie jede Fahrt dokumentieren: Datum, Zweck, zurückgelegte Strecke.

Excel-Tabellen sind nur dann zulässig, wenn Sie sie als Vorlage ausdrucken, handschriftlich ausfüllen und so binden, dass keine einzelnen Seiten ausgetauscht werden können.

Wenn Sie viel mit dem Auto unterwegs sind, kann das tägliche Erfassen der Fahrten allerdings schnell zum Zeitfresser werden. Oft schiebt man diese lästige Aufgabe vor sich her – und vergisst, die Fahrten zu notieren. Das rächt sich spätestens bei der Steuererklärung, wenn Sie mühsam alle Informationen zusammensuchen müssen.

Eine praktische Lösung ist, das Fahrtenbuch digital zu führen.

Digitale Erfassung: Fahrtenbuch-Apps

Eine Fahrtenbuch-App, auch digitales bzw. elektronisches Fahrtenbuch genannt, nimmt Ihnen lästige Arbeit ab, indem Sie Ihre Fahrten in Echtzeit protokolliert. Sie starten die App, beginnen die Aufzeichnung – und während Sie fahren, werden Start- und Endzeit, die Strecke sowie Start- und Zielpunkt erfasst. Nach der Fahrt stoppen Sie die Aufzeichnung und fügen lediglich noch den Zweck Ihrer Fahrt hinzu.

Einige Apps machen es Ihnen sogar noch einfacher: Die Fahrten werden automatisch aufgezeichnet, ohne dass Sie die App öffnen und die Aufzeichnung starten müssen.

Mit Driversnote werden Ihre Fahrten automatisch aufgezeichnet, sobald Sie eine bestimmte Geschwindigkeit erreichen – und das völlig kostenlos. In der Gratis-Version können Sie einfache Berichte für bis zu 15 Fahrten erstellen.

Für alle, die mehr benötigen, bietet die kostenpflichtige Variante unbegrenzte Berichte und zusätzlichen Komfort. Wenn Sie ein Jahresabo abschließen, erhalten Sie außerdem einen praktischen iBeacon-Tracker dazu. Durch die Kopplung der App mit dem iBeacon – einem kleinen Bluetooth-Gerät, das Sie in Ihrem Auto platzieren – bietet Driversnote eine zuverlässige Lösung für das automatische Tracking.

Der iBeacon erkennt automatisch, wenn Sie in Ihr Fahrzeug einsteigen und losfahren, und fordert Ihr Telefon auf, die Fahrt aufzuzeichnen. Sobald Sie aus dem Auto aussteigen, stoppt die Aufzeichnung ganz von selbst. So werden alle wichtigen Informationen – inklusive Start- und Endzeit sowie der genauen Route – zeitnah und zuverlässig dokumentiert.

So können Sie Kilometerstände einfach erfassen

Je nachdem, für welche Methode Sie sich entscheiden, haben Sie verschiedene Möglichkeiten, Ihre Fahrten zu erfassen. Mit der Driversnote-App können Sie Ihre Fahrten entweder über Ihr Smartphone per GPS-Tracking, durch automatische Bewegungserkennung auf dem Smartphone oder mithilfe des iBeacons aufzeichnen.

Sollten Sie einmal vergessen, eine Fahrt zu erfassen, können Sie diese jederzeit nachträglich manuell hinzufügen, entweder über das Smartphone oder online.

Warum sich ein Fahrtenbuch lohnt

Wenn Sie Ihren Privatwagen für berufliche Fahrten nutzen, kann ein sorgfältig geführtes Fahrtenbuch bares Geld wert sein. Anhand eines Fahrtenbuchs, in dem lückenlos alle Fahrten festgehalten werden, können Sie entscheiden, ob Sie die Kilometerpauschale geltend machen oder die tatsächlich angefallenen Kosten ansetzen – letztere können oft deutlich höher ausfallen als die Pauschale.

Wenn Sie Ihr Fahrtenbuch richtig führen, behalten Sie nicht nur selbst den Überblick über Ihre Fahrten und Ausgaben, sondern sind auch bei einer möglichen Steuerprüfung optimal vorbereitet. Dank moderner Apps wird die Aufzeichnung heute zudem deutlich einfacher und zuverlässiger, sodass Sie Steuervorteile ohne großen Mehraufwand optimal nutzen können.

Digitales Fahrtenbuch: Einfacher für Sie und übersichtlicher fürs Finanzamt 

Auch wenn Sie bei der Nutzung Ihres Privat-PKWs für berufliche Fahrten nicht verpflichtet sind, ein Fahrtenbuch zu führen, lohnt es sich dennoch – für Sie selbst und fürs Finanzamt. Ein gut geführtes Fahrtenbuch schafft Klarheit und erleichtert die genaue Berechnung Ihrer Steuererstattung. Besonders praktisch sind hier digitale Fahrtenbuch-Apps, die Ihre Fahrten zuverlässig und automatisch erfassen. 

Im Gegensatz zu handschriftlichen Fahrtenbüchern oder Tabellenkalkulationen speichert eine App alle Informationen sicher für Sie ab. So haben Sie Ihr vollständiges Fahrtenbuch jederzeit griffbereit und müssen sich nicht um die mühsame Ablage kümmern.

Das spart Zeit, sorgt für Ordnung und stellt sicher, dass Ihre Aufzeichnungen auch bei einer Steuerprüfung lückenlos und korrekt sind.