Kilometerpauschale für Selbstständige und Freiberufler

Für wen ist dieser Leitfaden gedacht?

Als Selbstständiger können Sie beruflich bedingte Fahrten steuerlich absetzen. Doch welche Kosten sind absetzbar und welche Nachweise verlangt das Finanzamt?

Dieser Leitfaden hilft Ihnen, sich im Steuerrecht zurechtzufinden und zeigt Ihnen, welche Möglichkeiten Sie haben, Ihre Fahrtkosten optimal geltend zu machen.
Wenn Sie Selbstständiger, Gewerbetreibender, Freiberufler oder Kleinunternehmer sind, erfahren Sie, wie Sie Ihre Fahrtkosten von der Steuer absetzen können.

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Wie viel setzen Selbstständige im Durchschnitt ab?

Da es keine feste Obergrenze für die Anzahl der Kilometer gibt, die Sie steuerlich geltend machen können, unterscheiden sich die absetzbaren Beträge stark. Zudem können unter bestimmten Bedingungen auch Kosten für das Fahrzeug selbst geltend gemacht werden.

Bei den über Driversnote erfassten Fahrten reicht die berufliche Fahrleistung von wenigen Hundert bis zu mehreren Zehntausend Kilometern pro Jahr. Selbstständige, die 3.500 km im Jahr zurücklegen, können eine Kilometerpauschale von 1.050 € geltend machen. Wer stattdessen die tatsächlichen Fahrzeugkosten absetzt, kann oft noch höhere Beträge erreichen – vorausgesetzt, alle Ausgaben sind sorgfältig dokumentiert.

Besonders hohe Fahrtkosten setzen Berufsgruppen ab, die viel unterwegs sind, zum Beispiel Fahrer und Kuriere.

Welche Fahrten sind steuerlich absetzbar?

Grundsätzlich können alle beruflich veranlassten Fahrten von der Steuer abgesetzt werden. Dazu gehören z. B.:

• Fahrten zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte
• Kundentermine und Geschäftsbesuche
• Fortbildungen und Seminare
• Betriebliche Besorgungen
• Fahrten zwischen mehreren Arbeitsorten

Fahrtkosten steuerlich geltend machen: Diese Optionen gibt es

Als Selbstständiger, Gewerbetreibender, Freiberufler und Kleinunternehmer haben Sie verschiedene Möglichkeiten, Ihre Fahrtkosten steuerlich geltend zu machen.

Kilometerpauschale

Nutzen Sie Ihren privaten Pkw für betriebliche Fahrten, können Sie die tatsächlich gefahrenen Kilometer pauschal mit 30 Cent pro Kilometer als Betriebsausgabe ansetzen. Hierbei genügt eine einfache Aufzeichnung der beruflich veranlassten Fahrten. Wenn Sie mit einem eigenen Fahrzeug fahren (egal ob Auto, Motorrad oder Fahrrad), können Sie die Entfernungspauschale unbegrenzt ansetzen. Wenn Sie die öffentlichen Verkehrsmittel nutzen, ist die Pauschale auf jährlich 4.500 € begrenzt.

Fahrtenbuch-Methode

Wer statt der Pauschale die tatsächlichen Kosten für sein Fahrzeug ansetzen möchte, muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen. Dieses muss Angaben zu Datum und Uhrzeit, Start- und Zielort, Zweck der Fahrt, Namen von Kunden/ Geschäftspartnern und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Fahrt enthalten. Zusätzlich müssen alle Belege zu den Fahrzeugkosten gesammelt und aufbewahrt werden, z. B. Benzinquittungen, Rechnungen für Reparaturen und Wartung sowie Versicherungskosten

Entfernungspauschale

Für Fahrten zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte gilt die Entfernungspauschale (30 Cent pro Kilometer, ab dem 21. Kilometer 38 Cent). Hierfür ist kein gesonderter Nachweis erforderlich – es reicht, die einfache Entfernung, die Anzahl der Arbeitstage und die Adresse der ersten Tätigkeitsstätte in der Steuererklärung anzugeben.

Sie können entweder die Kilometerpauschale oder die Fahrtenbuch-Methode wählen, jedoch nicht beide Methoden im selben Jahr miteinander kombinieren. Auch die Entfernungspauschale kann nicht zusätzlich zur Fahrtenbuchmethode angesetzt werden.

Kilometerpauschale vs. Fahrtenbuch-Methode: Was ist besser?

Ob die Kilometerpauschale oder die Fahrtenbuch-Methode für Sie vorteilhafter ist, hängt von Ihrer individuellen Situation ab. Die Kilometerpauschale ist unkompliziert: Für jede beruflich gefahrene Strecke können Sie pauschal 0,30 Cent bzw. 0,38 Cent pro Kilometer absetzen, ohne Belege oder aufwendige Dokumentation. Nur die gefahrenen Kilometer müssen nachvollziehbar festgehalten werden.

Die Fahrtenbuch-Methode hingegen erfordert eine lückenlose Aufzeichnung aller Fahrten, bietet dafür aber die Möglichkeit, die tatsächlichen Fahrzeugkosten (z. B. Benzin, Reparaturen, Versicherung) abzusetzen. Sie lohnt sich meist bei hohen Fahrzeugkosten bzw. hoher betrieblicher Nutzung.

Nachweisführung fürs Finanzamt

Für die Entfernungspauschale müssen Sie grundsätzlich keine gesonderten Nachweise führen. Anders sieht es bei der Kilometerpauschale und der Fahrtenbuch-Methode aus.

Wenn Sie die Kilometerpauschale nutzen, müssen Sie zwar kein detailliertes Fahrtenbuch führen, aber die beruflich gefahrenen Kilometer nachvollziehbar dokumentieren. Diese Aufzeichnungen müssen plausibel sein, falls das Finanzamt Nachfragen stellt.

Bei der Fahrtenbuch-Methode gelten strengere Anforderungen. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss folgende Angaben enthalten:

• Datum und Uhrzeit der Fahrt
• Start- und Zielort
• Zweck der Fahrt (z. B. geschäftlicher Termin, betriebliche Besorgung)
• Name des Kunden oder Geschäftspartners (falls zutreffend)
• Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
• Ggf. Erläuterungen zu Umwegen (z. B. Staus, Baustellen)

Das Fahrtenbuch muss zeitnah, lückenlos und in einer unveränderbaren Form geführt werden. Sie haben die Wahl zwischen einem klassischen Fahrtenbuch in Papierform und modernen Fahrtenbuch-Apps. Diese sind besonders praktisch, da sie die Fahrten in der Regel automatisch aufzeichnen und so speichern, dass die Unveränderbarkeit gegeben ist. Zudem müssen Sie sämtliche Belege zu den tatsächlichen Fahrzeugkosten (z. B. für Benzin, Reparaturen, Versicherungen und Abschreibung) sammeln und aufbewahren.

Firmenwagen vs. Privat-Pkw – Was ist vorteilhafter?

Für Selbstständige, Gewerbetreibende, Freiberufler und Kleinunternehmer stellt sich häufig die Frage, ob das Fahrzeug als Firmenwagen ins Betriebsvermögen aufgenommen oder als Privat-Pkw geführt werden sollte. Beide Optionen bieten steuerliche Vor- und Nachteile, je nach tatsächlicher betrieblicher Nutzung des Fahrzeugs.

1. Firmenwagen: Teil des Betriebsvermögens

Ein Fahrzeug gilt als Firmenwagen und wird Teil des Betriebsvermögens, wenn:

• es über 50 % betrieblich genutzt wird, oder
• es zwischen 10 % und 50 % betrieblich genutzt wird und Sie sich ausdrücklich für die Zuordnung zum Betriebsvermögen entscheiden.

Vorteile:

• Selbstständige, die umsatzsteuerpflichtig sind, können die beim Kauf gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen – auch für laufende Kosten wie Reparaturen, Versicherung oder Kraftstoff. Für Kleinunternehmer gilt das allerdings nicht.
• Sämtliche Fahrzeugkosten (z. B. Leasingraten, Kfz-Steuer, Wartung) können in voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt werden.

Nachteile:

Wird der Firmenwagen auch privat genutzt, muss dieser Anteil versteuert werden. Zwei Methoden stehen zur Auswahl:

• 1%-Regelung: Monatlich wird 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil versteuert. Zusätzlich kommen 0,03 % pro Entfernungskilometer für den Weg zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte hinzu.
• Fahrtenbuch-Methode: Hier werden sämtliche betrieblich veranlassten und privaten Fahrten dokumentiert.
• Da der Firmenwagen zum Betriebsvermögen zählt, muss der Erlös beim Verkauf entsprechend versteuert werden.

2. Privat-Pkw: Teil des Privatvermögens

Ein Fahrzeug wird dem Privatvermögen zugeordnet, wenn:

• es zu weniger als 10 % betrieblich genutzt wird – in diesem Fall ist eine Zuordnung zum Betriebsvermögen nicht möglich,
• die betriebliche Nutzung zwischen 10 % und 50 % liegt und Sie sich entscheiden, das Fahrzeug nicht dem Betriebsvermögen zuzuordnen.

Vorteile:

• Wenn Sie die Kilometerpauschale nutzen, müssen Sie kein Fahrtenbuch führen und haben weniger Verwaltungsaufwand.
• Da das Fahrzeug nicht dem Betriebsvermögen zugeordnet ist, müssen Sie die private Nutzung versteuern.
• Beim Verkauf eines Privatfahrzeugs fallen keine Steuern an.

Nachteile:

• Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, können Sie die beim Kauf eines Privat-PKWs gezahlte Umsatzsteuer nicht geltend machen.

Leasing

Leasingfahrzeuge können für Selbstständige eine attraktive Alternative zum Kauf darstellen. Die monatlichen Leasingraten sind vollständig als Betriebsausgaben absetzbar, wenn das Fahrzeug ausschließlich betrieblich genutzt wird. Aber Vorsicht! Das Ganze gilt nur für Gewerbeleasing.

Bei privater Mitnutzung greift die 1-%-Regelung, es sei denn, ein Fahrtenbuch dokumentiert den tatsächlichen Nutzungsanteil. Für Elektro- und Hybridfahrzeuge gelten bei der Versteuerung der Privatnutzung Vergünstigungen: Unter bestimmten Bedingungen wird nur der halbe oder ein Viertel des Listenpreises als Grundlage angesetzt.

Welche Fahrzeugkosten können steuerlich abgesetzt werden?

Wenn Sie Ihr Fahrzeug betrieblich nutzen – egal, ob es sich um einen Firmenwagen im Betriebsvermögen oder einen privaten Pkw handelt, den Sie betrieblich nutzen – können Sie eine Vielzahl von fahrzeugbezogenen Kosten steuerlich geltend machen. Die absetzbaren Ausgaben betreffen sowohl den Betrieb als auch den Unterhalt des Fahrzeugs.

Absetzbare Kfz-Kosten im Überblick:

1. Anschaffungskosten:

• Kaufpreis des Fahrzeugs (bei Firmenwagen über die Abschreibung)
• Leasingraten (bei geleasten Fahrzeugen)

2. Laufende Betriebskosten:

• Kraftstoffkosten (Benzin, Diesel, Strom bei E-Autos)
• Ölwechsel und sonstige Flüssigkeiten
• Wartung und Reparaturen
• Reifenwechsel und -lagerung
• Fahrzeugpflege (z. B. Autowäsche)

3. Fixkosten:

• Kfz-Versicherung (Haftpflicht, Teilkasko, Vollkasko)
• Kfz-Steuer
• Beiträge für Schutzbriefe oder Automobilclubs (z. B. ADAC)

4. Abschreibungen:

• Jährliche Wertminderung bei Anschaffung eines Fahrzeugs, das dem Betriebsvermögen zugeordnet ist (AfA – Absetzung für Abnutzung)

5. Sonstige fahrzeugbezogene Kosten:

• Parkgebühren (wenn geschäftlich veranlasst)
• Mautgebühren
• Garagen- oder Stellplatzmiete, sofern die Nutzung betrieblich begründet ist
• Zinsen für Finanzierungsdarlehen (bei Fahrzeugfinanzierungen)

6. Nebenkosten der Nutzung:

• Kosten für Navigationsgeräte oder Bordelektronik, die geschäftlich genutzt werden
• Zubehör wie Dachboxen oder Anhänger, wenn sie für betriebliche Zwecke verwendet werden

Abschreibung von Firmenwagen für Selbstständige

Wenn ein Fahrzeug zum Betriebsvermögen eines Selbstständigen gehört, können die Anschaffungskosten nicht auf einmal, sondern nur über mehrere Jahre hinweg steuerlich geltend gemacht werden. Dies erfolgt durch die sogenannte Absetzung für Abnutzung (AfA), also die Abschreibung.

Die Kosten für einen Firmenwagen werden in der Regel über eine Nutzungsdauer von sechs Jahren verteilt – unabhängig davon, ob das Fahrzeug neu oder gebraucht gekauft wurde. Jährlich können somit ein Sechstel der Anschaffungskosten (ohne Umsatzsteuer, wenn vorsteuerabzugsberechtigt) als Betriebsausgabe abgesetzt werden.

Beispiel:

Kostet der Wagen 30.000 € netto, können jährlich 5.000 € als Abschreibung angesetzt werden.

Unter bestimmten Bedingungen, etwa bei kleinen und mittleren Unternehmen, sind zusätzliche Sonderabschreibungen von bis zu 20 % im Jahr der Anschaffung möglich. Dies kann die Steuerlast in den ersten Jahren deutlich senken. Wird der Firmenwagen verkauft, muss der Erlös als Betriebseinnahme versteuert werden. Der noch nicht abgeschriebene Restwert des Autos wird dabei von der Betriebsausgabe abgezogen.

Die Abschreibung von Firmenwagen kann für Selbständige eine attraktive Möglichkeit sein, die Steuerlast zu reduzieren. Zumal die Möglichkeit einer Ansparabschreibung besteht: Damit können bis zu 50 %  der voraussichtlichen Anschaffungskosten eines Fahrzeugs bereits vor der tatsächlichen Anschaffung als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Voraussetzung für den sogenannten Investitionsabzugsbetrag ist, dass der Wagen innerhalb einer Dreijahresfrist angeschafft und ausschließlich oder fast ausschließlich betrieblich genutzt wird.

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