Fahrtenbuch richtig führen: So erfüllen Sie die Anforderungen des Finanzamts

Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch kann darüber entscheiden, ob Sie Ihre tatsächlichen Fahrtkosten steuerlich geltend machen können oder ob stattdessen die pauschale 1%-Regelung bzw. Kilometerpauschale zur Anwendung kommt. Wird das Fahrtenbuch vom Finanzamt nicht anerkannt, weil es z. B. unvollständig oder nicht zeitnah geführt wurde, wird die pauschale Methode angewendet, was meist zu einer höheren Steuerlast führt.

Was ist ein Fahrtenbuch?

Ein Fahrtenbuch ist eine detaillierte Aufzeichnung aller beruflich veranlassten Fahrten und dient Selbständigen, Unternehmern und Arbeitnehmern in der Regel dazu, Fahrtkosten steuerlich geltend zu machen.

Wenn Sie Ihren Privat-PKW auch für betriebliche und berufliche Fahrten nutzen, z. B. um einen Kunden zu treffen, zu einer Konferenz zu fahren oder Büromaterial zu besorgen, dann können Sie diese Fahrten als Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten anrechnen. Dabei haben Sie die Wahl: Sie können entweder alle betrieblich oder beruflich gefahrenen Kilometer sowie alle weiteren fahrzeugbezogenen Ausgaben in einem Fahrtenbuch erfassen oder Sie machen von der Kilometerpauschale Gebrauch und erhalten pauschal 30 Cent pro gefahrenen Kilometer.

Auch wenn Sie einen Dienstwagen hin und wieder privat nutzen und sich gegen die 1%-Regel entschieden haben, müssen Sie ein Fahrtenbuch führen, um den privaten Nutzungsanteil zu versteuern. Darüber hinaus sollte über einen repräsentativen Zeitraum hinweg ein Fahrtenbuch geführt werden, um den betrieblichen Nutzungsanteil eines Fahrzeugs nachzuweisen.

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Deshalb lohnt es sich, ein Fahrtenbuch zu führen

Wenn Sie sich gegen die 1%-Regelung bzw. die Kilometerpauschale entschieden haben, sind Sie laut Einkommensteuergesetz (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG und § 8 Abs. 2 EStG) verpflichtet, ein Fahrtenbuch zu führen. Hinzu kommt: Weil es bei Fahrtkosten meist um größere Beträge geht, schaut das Finanzamt hier ganz genau hin.

Wenn Sie unsere Tipps und Infos zum Führen eines Fahrtenbuchs beherzigen, stehen die Chancen jedoch gut, dass Ihre Aufzeichnungen ohne Beanstandung akzeptiert werden und Sie Ihre Fahrtkosten in vollem Umfang steuerlich geltend machen können. Gerade wenn Sie berufliche Fahrten mit dem privaten PKW zurücklegen, fahren Sie mit dem Fahrtenbuch meist besser als mit der Kilometerpauschale.

Wie ein Fahrtenbuch für die Steuererklärung aussehen sollte

Damit es nicht vom Finanzamt beanstandet wird, sollte ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch mindestens die folgenden Angaben enthalten:

• Start und Zielort
• Datum
• Grund der Fahrt
• Namen und Adressen der besuchten Kunden und Geschäftspartner
• Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt

Sehr wichtig: Das Fahrtenbuch muss laufend, zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Wichtig ist, dass die Angaben nicht im Nachhinein verändert werden können. Alle Fahrten sauber dokumentiert werden. Unleserliche Einträge und Tipp-Ex-Schmierereien sind tabu.

Wo Sie ein Fahrtenbuch für Ihre Steuern kaufen können

Ein klassisches Fahrtenbuch in Papierform können Sie online oder in Schreibwaren- und Bürobedarfsgeschäften für ein paar Euro kaufen – müssen Sie aber nicht! Alternativ können Sie das Fahrtenbuch auch auf ausgedruckten Tabellen oder – noch praktischer – mit einer Fahrtenbuch-App wie Driversnote führen. Gerade Apps bieten die Möglichkeit, mit minimalem Aufwand sicherzustellen, dass lückenlos alle Fahrten dokumentiert werden.

Ein Fahrtenbuch in Form einer Excel-Tabelle mag auf den ersten Blick praktisch erscheinen, da Sie Ihre Daten digital speichern und sich Papierkram sparen. Aber Vorsicht! Fahrtenbücher in Form einer Excel- oder Word-Datei werden vom Finanzamt nicht anerkannt, da sie nachträglich verändert werden können. Erlaubt ist, Excel Tabellen auszudrucken und laufend handschriftlich auszufüllen. Driversnote stellt Ihnen eine kostenlose Fahrtenbuch-Vorlage zur Verfügung, die Sie einfach ausdrucken können.

Eine Fahrtenbuch-App ist heute die bequemste und zeitsparendste Lösung. Sie erfasst Ihre Fahrten automatisch, speichert die Daten sicher und sorgt dafür, dass Sie jederzeit den Überblick behalten. Sie müssen nur noch angeben, welche Fahrten geschäftlich und welche privat waren – die App erstellt dann auf Knopfdruck einen Bericht, den Sie direkt an Ihren Arbeitgeber oder Steuerberater senden können. Ein elektronisches Fahrtenbuch muss die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form (GoBD) erfüllen und darf nicht nachträglich veränderbar sein.

Tipps für das Führen eines Fahrtenbuchs für Steuerzwecke

• Jede Fahrt dokumentieren – Achten Sie auf ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden. Überprüfen Sie regelmäßig, ob alle Fahrten vollständig erfasst wurden.
   
• Vorteile einer Fahrtenbuch-App nutzen – Mit einem elektronischen Fahrtenbuch fürs Finanzamt sparen Sie Zeit und minimieren das Risiko von Fehlern.
   
• Auch private Fahrten festhalten – Das Finanzamt verlangt eine genaue Abgrenzung zwischen geschäftlichen und privaten Fahrten.
   
• Aufbewahrungsfrist beachten – Bewahren Sie Ihr Fahrtenbuch mindestens 10 Jahre auf, um es im Falle einer Steuerprüfung als Nachweis vorlegen zu können.
   
• Im Zweifel nachfragen – Bei Unsicherheiten sollten Sie sich an Ihren Steuerberater oder direkt an Ihr Finanzamt wenden. 

Bitte beachten Sie, dass dies nur eine allgemeine Orientierungshilfe ist. Bei konkreten steuerlichen Fragen wenden Sie sich am besten an einen Steuerberater oder direkt an das Finanzamt. In unserem aktuellen Leitfaden erfahren Sie mehr dazu, welche Anforderungen das Finanzamt stellt und wie Sie Ihre Fahrtkosten korrekt dokumentieren.

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