Firmenwagen ohne 1 %-Regelung und ohne Fahrtenbuch: Geht das?

Um es gleich vorwegzusagen: Einen Firmenwagen ohne 1 %-Regelung und ohne Fahrtenbuch zu nutzen, ist prinzipiell möglich – aber nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen. Einfach ist es nicht, denn das Finanzamt schaut bei solchen Fällen besonders genau hin.

Grundsätzlich geht das Finanzamt immer davon aus, dass ein Firmenwagen, der einem Arbeitnehmer oder Unternehmer zur Verfügung steht, auch privat genutzt wird. Die Privatnutzung muss versteuert werden, entweder über die 1 %-Regelung oder die Fahrtenbuchmethode. Wer beides vermeiden möchte, muss nachweisen, dass keine Privatnutzung stattfindet. Dieser Nachweis ist in der Praxis jedoch oft schwierig.

In diesem Artikel erfahren Sie, in welchen Ausnahmefällen Sie einen Firmenwagen nutzen können, ohne für die private Nutzung Steuern zu zahlen. Wir erklären, welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen und welche Risiken drohen, wenn das Finanzamt den Nachweis einer ausschließlich betrieblichen Nutzung nicht akzeptiert.

Firmenwagen ohne 1%-Regelung und Fahrtenbuch: So geht es

Durch die private Nutzung eines Firmenwagens entsteht ein geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: die 1%-Regelung, bei der die Privatnutzung pauschal anhand des Listenpreises des Fahrzeugs berechnet wird, und die Fahrtenbuchmethode, bei der nur die tatsächlichen Privatfahrten versteuert werden. Unter bestimmten Voraussetzungen gelten jedoch Ausnahmen.

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Ausnahme 1: Das Fahrzeug wird ausschließlich betrieblich genutzt

Wird ein Firmenwagen rein betrieblich genutzt, entsteht kein geldwerter Vorteil. In diesem Fall sind weder die 1 %-Regelung noch ein Fahrtenbuch erforderlich. Aber Vorsicht: Die Beweislast liegt immer beim Steuerpflichtigen und das Finanzamt begutachtet solche Fälle grundsätzlich kritisch.

Folgende Umstände können für eine rein betriebliche Nutzung sprechen:

• Das Fahrzeug bleibt auf dem Firmengelände

Ein starkes Indiz für eine rein betriebliche Nutzung ist, wenn das Fahrzeug nach Feierabend auf dem Betriebsgelände verbleibt. Idealerweise hat es dort einen festen Stellplatz und die Fahrzeugschlüssel werden im Büro oder an einem anderen festgelegten Ort aufbewahrt.

• Das Fahrzeug eignet sich nicht für private Fahrten

Bei bestimmten Fahrzeugtypen geht das Finanzamt automatisch von einer rein betrieblichen Nutzung aus. Dazu gehören beispielsweise Lieferwagen, Werkstattfahrzeuge oder Transporter mit fest verbauten Regalen, Werkzeugen oder anderen speziellen Betriebseinrichtungen. Je unattraktiver das Fahrzeug für private Zwecke ist, desto glaubwürdiger ist der Ausschluss der Privatnutzung.

• Die Privatnutzung ist vertraglich ausgeschlossen

Die private Nutzung des Firmenwagens kann durch eine eindeutige Regelung im Arbeitsvertrag, der Dienstwagenvereinbarung oder – bei Gesellschaftern und Unternehmern – im Gesellschaftsvertrag ausgeschlossen werden. Voraussetzung ist natürlich, dass dieses Verbot nicht nur auf dem Papier besteht, sondern auch tatsächlich eingehalten wird.

Der Bundesfinanzhof hat sich bereits mehrfach mit dieser Frage beschäftigt. In einem Urteil aus dem Jahr 2011 stellte er klar, dass bei einem wirksam vereinbarten Privatnutzungsverbot nicht automatisch ein geldwerter Vorteil angesetzt werden darf (BFH, Urteil vom 06.10.2011, Az. VI R 56/10).

Entscheidend ist außerdem, dass die Angaben insgesamt plausibel sind. Ein Fahrtenbuch ist in diesem Fall zwar nicht vorgeschrieben, kann aber dabei helfen, die ausschließlich betriebliche Nutzung nachzuweisen. Wichtig ist, dass es den Anforderungen des Finanzamts entspricht.
 
Ein Urteil aus der Praxis

Ausnahme 2: Von Mehreren genutzte Poolfahrzeuge

Ein Poolfahrzeug ist ein Firmenwagen, der von mehreren Mitarbeitern genutzt wird und keiner bestimmten Person dauerhaft zugeordnet ist. Anders als viele denken, bedeutet das aber nicht automatisch, dass keine Steuern auf die Privatnutzung anfallen. Ist die Privatnutzung nicht bereits aus anderen Gründen ausgeschlossen – etwa weil das Fahrzeug auf dem Firmengelände verbleibt, sich nicht für Privatfahrten eignet oder ein Privatnutzungsverbot besteht –, sind Poolfahrzeuge nur unter einer bestimmten Bedingung von der Versteuerung ausgenommen.

• Poolfahrzeuge in einer GmbH

Steht mehreren Mitarbeitern ein Poolfahrzeug zur Verfügung und darf dieses auch privat genutzt werden, muss die Privatnutzung grundsätzlich versteuert werden. Der geldwerte Vorteil wird dabei pauschal nach der 1%-Regelung ermittelt und anschließend auf die nutzungsberechtigten Mitarbeiter verteilt, unabhängig davon, wer das Fahrzeug tatsächlich genutzt hat. Bei mehreren Poolfahrzeugen erfolgt die Berechnung auf Grundlage der Bruttolistenpreise aller zur Verfügung stehenden Fahrzeuge.

• Poolfahrzeuge in einer Genossenschaft

Anders ist es bei Genossenschaften. Dabei handelt es sich um eine Rechtsform, die ihren Mitgliedern Vorteile in Form von Sachleistungen bereitstellt. Dazu kann auch ein gemeinschaftlich genutztes Genossenschafts-Poolfahrzeug gehören. In diesem besonderen Fall muss keine Privatnutzung versteuert werden.

Wichtig ist, dass dieser Vorteil allen Mitgliedern offensteht. Das bedeutet beispielsweise, dass die Fahrzeugschlüssel allen zugänglich sind. Das wird von den Finanzbehörden regelmäßig überprüft.

Ausnahme 3: Das Vermietungsmodell für Unternehmer

In den sozialen Medien ist seit einiger Zeit immer wieder die Rede von einer angeblichen Steuerlücke, mit der Unternehmer sowohl die 1 %-Regelung als auch die Fahrtenbuchmethode umgehen können. Tatsächlich handelt es sich dabei um ein spezielles Steuermodell, das unter bestimmten Voraussetzungen funktionieren kann – allerdings nur mit erheblichem Aufwand und nicht ohne Risiko.

• Das Steuermodell

Das Fahrzeug wird nicht vom Unternehmen gekauft, sondern von einer nahestehenden Privatperson, beispielsweise dem Ehepartner. Diese vermietet den Wagen anschließend zu einem festgelegten Anteil, nämlich 90 %, an das Unternehmen. Dort wird der Wagen ausschließlich für betriebliche Fahrten genutzt. Die restlichen 10 % verbleiben beim privaten Eigentümer und sollen die Privatnutzung abdecken. Der Vorteil: Da das Unternehmen den Wagen nur für betriebliche Fahrten nutzt, kommen weder die 1 %-Regelung noch die Fahrtenbuchmethode zur Anwendung.

• Warum dieses Modell nicht ohne Risiko ist

Damit das Finanzamt das Modell anerkennt, müssen die Mietvereinbarung und die tatsächliche Nutzung des Fahrzeugs sauber dokumentiert und steuerlich korrekt umgesetzt werden. Insbesondere muss die betriebliche Nutzung nachweisbar sein und der Mietvertrag einem Fremdvergleich standhalten. Wird das Modell nicht anerkannt, drohen Steuernachzahlungen und Zinsen.

Weitere Sonderfälle

Daneben gibt es noch einige branchenspezifische Ausnahmen. Dazu zählen beispielsweise Vorführwagen oder Mietfahrzeuge in Autohäusern. Diese Fahrzeuge sind in erster Linie für Kunden bestimmt und nicht für die private Nutzung durch Mitarbeiter oder Unternehmer. Deshalb wird hier nicht automatisch eine Privatnutzung unterstellt.

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Was passiert, wenn das Finanzamt die Ausnahme nicht anerkennt?

Wer weder die 1 %-Regelung anwenden noch ein Fahrtenbuch führen muss, spart Steuern auf die Privatnutzung des Firmenwagens. Gerade deshalb schaut das Finanzamt bei solchen Fällen besonders genau hin. Die Ausnahmen sind eng gefasst und die Beweislast liegt grundsätzlich beim Steuerpflichtigen.

Nachträgliche Versteuerung nach der 1 %-Regelung

Können Sie bei einer Betriebsprüfung nicht nachweisen, dass die Voraussetzungen für die Ausnahme tatsächlich erfüllt waren, wird die Privatnutzung nachträglich nach der 1 %-Regelung versteuert. Das gilt insbesondere bei lückenhafter Dokumentation oder wenn die Angaben nicht plausibel erscheinen. Da Betriebsprüfungen häufig mehrere Jahre umfassen, können sich Steuernachzahlungen und Zinsen schnell auf erhebliche Summen addieren.

Bußgelder bei grober Fahrlässigkeit

Kommt das Finanzamt zu dem Schluss, dass die steuerlichen Pflichten grob fahrlässig verletzt wurden, können zusätzlich Bußgelder verhängt werden. Das gilt beispielsweise dann, wenn erforderliche Nachweise fehlen oder offensichtliche Widersprüche nicht erklärt werden können. Steht der Vorwurf der Steuerhinterziehung im Raum, weil die Privatnutzung bewusst verschwiegen oder Unterlagen manipuliert wurden, kann es auch zu einem Steuerstrafverfahren kommen.

Mit einem Fahrtenbuch auf Nummer sicher gehen

Die in diesem Artikel beschriebenen Ausnahmen können funktionieren, sind in der Praxis aber oft mit Aufwand und einem gewissen Risiko verbunden. Es lohnt sich daher, auf Nummer sicher zu gehen und ein Fahrtenbuch zu führen.

Falls das Finanzamt Ihre Argumentation bzw. das von Ihnen gewählte Modell nicht anerkennt, fahren Sie mit der Fahrtenbuchmethode oft günstiger als mit der 1 %-Regelung. Denn bei der Fahrtenbuchmethode wird nur der tatsächliche Anteil der Privatfahrten versteuert.

Dank digitaler Fahrtenbücher ist das Führen eines Fahrtenbuchs inzwischen ein Kinderspiel. Sie erfassen Fahrten automatisch und dokumentieren die wichtigsten Informationen direkt während der Fahrt. So müssen Sie nicht noch abends nach der Arbeit Fahrten manuell nachtragen oder endlos rätseln, bei welchem Kunden Sie vor drei Wochen waren.

Mit einer Fahrtenbuch-App wie Driversnote werden Fahrten automatisch aufgezeichnet und digital gespeichert. Das spart Zeit und sorgt gleichzeitig für eine lückenlose Dokumentation – sowohl für die jährliche Steuer als auch für den Fall einer späteren Betriebsprüfung.

Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Ob eine Versteuerung der Privatnutzung entfällt, hängt immer von den konkreten Umständen des Einzelfalls ab. Die Anforderungen der Finanzverwaltung und die aktuelle Rechtsprechung können sich zudem ändern.

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