Fahrtenbuch oder 1%-Regelung: Was ist günstiger?

Ob die Fahrtenbuchmethode oder die 1%-Regelung günstiger für Sie ist, hängt in erster Linie von drei Faktoren ab: vom Bruttolistenpreis, dem privaten Nutzungsanteil und der Länge des Arbeitswegs.

Grob gesagt, kommen Sie mit dem Fahrtenbuch dann besser weg, wenn Sie ein teures Auto fahren, es selten privat nutzen und dazu einen langen Arbeitsweg haben. Wenn Sie dagegen ein günstiges Modell fahren, es häufig privat nutzen und es nicht weit zur Arbeit haben, dann ist die 1%-Regelung die bessere Wahl.

Wie immer steckt der Teufel aber im Detail. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen deshalb anhand praktischer Beispiele, wann sich welche Methode lohnt, an welchen Stellschrauben Sie drehen können und was Sie rund um Fahrtenbuch und 1%-Regelung sonst noch wissen sollten.

Wann lohnt sich die Fahrtenbuchmethode, wann die 1%-Regelung?

Welche Methode günstiger ist, lässt sich nicht pauschal sagen. Ob sich eher ein Fahrtenbuch oder die 1%-Regelung lohnt, hängt stark von der individuellen Situation ab. B. davon, wie hoch der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs ist, wie teuer der Unterhalt ausfällt und wie hoch der private Nutzungsanteil ist.

In diesen Fällen lohnt sich das Fahrtenbuch

Hoher Bruttolistenpreis

Die 1%-Regelung basiert immer auf dem offiziellen Listenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung. Je höher der Bruttolistenpreis, desto höher fällt auch der zu versteuernde geldwerte Vorteil aus. Dabei ist auch egal, ob Sie das Fahrzeug vergünstigt gekauft haben. Bei der Fahrtenbuchmethode dagegen zählt nicht der Listenpreis, sondern nur die tatsächliche private Nutzung. Gerade bei teuren Fahrzeugen kann das einen erheblichen steuerlichen Unterschied machen.

Altes oder gebraucht gekauftes Fahrzeug

Gerade bei älteren oder gebraucht gekauften Autos ist die Fahrtenbuchmethode oft deutlich günstiger. Denn die 1%-Regelung orientiert sich immer am ursprünglichen Bruttolistenpreis bei Erstzulassung – selbst dann, wenn das Fahrzeug heute nur noch einen Bruchteil davon wert ist. Heißt konkret: Sie versteuern unter Umständen weiterhin einen teuren Neuwagen, obwohl Sie eigentlich ein älteres Gebrauchtfahrzeug fahren. Beim Fahrtenbuch dagegen zählen nur die laufenden Kosten und die sind bei älteren Fahrzeugen oft deutlich niedriger.

Niedrige laufende Kosten

Ein Fahrtenbuch lohnt sich häufig auch dann, wenn die tatsächlichen Fahrzeugkosten gering sind, z. B. weil das Fahrzeug vollständig abgeschrieben ist. Da bei der Fahrtenbuchmethode nur die tatsächlichen Kosten berücksichtigt werden, reduziert sich auch die Steuerlast. Bei der 1 %-Regelung ändert sich dagegen nichts.

Geringe Privatnutzung

Je weniger Sie das Fahrzeug privat nutzen, desto eher lohnt sich ein Fahrtenbuch. Denn dabei wird nur der tatsächliche private Nutzungsanteil versteuert. Die 1 %-Regelung funktioniert dagegen pauschal. Wenn Sie das Auto überwiegend beruflich nutzen, ist die pauschale Berechnung in der Regel weniger günstig.

Weiter Arbeitsweg

Bei der 1 %-Regelung kommt zusätzlich zur Privatnutzung noch ein Zuschlag für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte hinzu. Dieser beträgt monatlich 0,03% des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer. Je länger der Arbeitsweg und je höher der Listenpreis des Fahrzeugs, desto teurer wird die pauschale Versteuerung. Beim Fahrtenbuch wird dagegen nur die tatsächliche Nutzung versteuert.

In diesen Fällen fahren Sie mit der 1%-Regelung günstiger

Elektro- und Hybridfahrzeuge

Für Elektroautos und bestimmte Hybridfahrzeuge gelten bei der 1%-Regelung steuerliche Vorteile (aktuell bis 2030). Für bestimmte Plug-in-Hybride werden nur 0,5% des Bruttolistenpreises angesetzt, bei vollelektrischen Fahrzeugen sogar nur 0,25%. Dadurch kann die pauschale Versteuerung deutlich günstiger ausfallen als bei einem klassischen Verbrenner.

Viele Privatfahrten

Wer seinen Dienstwagen häufig privat nutzt, fährt mit der 1 %-Regelung oft günstiger. Denn die private Nutzung wird pauschal versteuert, unabhängig davon, wie viele Privatkilometer tatsächlich gefahren werden.

Kurzer Arbeitsweg

Die 1 %-Regelung wird attraktiver, wenn der Arbeitsweg kurz ist. Denn bei der 1 %-Regelung wird zusätzlich zur privaten Nutzung monatlich ein Zuschlag von 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte versteuert. Je kürzer die Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, desto geringer der Aufschlag. Bei einem Auto mit Bruttolistenpreis von 20.000 € macht das bei 10 km Arbeitsweg rund 60 € pro Monat, bei 25 km schon 150 €. 

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Fahrtenbuch oder 1 %-Regelung: Drei Praxisbeispiele

Praxisbeispiel 1: Selbstständige mit teurem Gebrauchtwagen

Eine Unternehmensberaterin fährt einen gebrauchten BMW. Der Bruttolistenpreis beträgt 60.000€. Obwohl das Fahrzeug inzwischen weniger wert ist, zählt bei der 1 %-Regelung weiterhin der ursprüngliche Katalogpreis. Der Arbeitsweg beträgt 25 km. Jährlich legt sie rund 42.000 km zurück, davon sind rund 3.000 km privat und rund 12.000 km Pendelfahrten zwischen Zuhause und Büro. Die Kfz-Kosten belaufen sich auf 9.500 €.

Jährl. Ersparnis mit der Fahrtenbuchmethode: 3.906 €

Praxisbeispiel 2: Angestellter mit geringer Privatnutzung

Ein Pharmareferent erhält vom Arbeitgeber einen Dienstwagen, den er auch für private Fahrten nutzt. Der Bruttolistenpreis beträgt 40.000 €, die Gesamtkosten belaufen sich auf jährlich rund 10.500 €. Die Fahrleistung beträgt rund 50.000 km. Davon entfallen rund 10.000 km auf private Nutzung und einen Arbeitsweg von 20 km.

Jährl. Ersparnis mit der Fahrtenbuchmethode: 2.343,60 €

Praxisbeispiel 3: Freiberufler mit günstigem Neuwagen

Ein freiberuflicher Dolmetscher kauft einen günstigen Neuwagen, dessen Listenpreis rund 20.000 € beträgt. Die Kosten für den Wagen, inklusive Abschreibung, belaufen sich auf jährlich rund 7.500 €. Jährlich legt der Dolmetscher rund 32.000 km zurück. Ungefähr die Hälfte dieser Fahrten sind private Natur. Sein Arbeitsweg beträgt 10 km.

Jährl. Ersparnis mit der 1%-Regelung: 264,60 €

So funktionieren die 1 %-Regelung und die Fahrtenbuchmethode

Um die private Nutzung eines Dienstwagens zu versteuern, gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten. Der private Nutzungsanteil kann zum einen pauschal über die 1 %-Regelung versteuert werden. Alternativ können private Fahrten in einem Fahrtenbuch festgehalten und die tatsächliche Nutzung versteuert werden.

Die 1 %-Regelung einfach erklärt

Die private Nutzung eines Firmenwagens wird vom Finanzamt als zusätzliches Einkommen betrachtet und muss versteuert werden. Dafür wird monatlich pauschal 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil angesetzt, unabhängig davon, wie häufig das Auto tatsächlich privat genutzt wird.

Grundprinzip der 1 %-Regelung

• Das Finanzamt geht grundsätzlich davon aus, dass Firmenwagen auch privat genutzt werden.
• Grundlage ist immer der Bruttolistenpreis. Dieser entspricht der unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers zum Zeitpunkt der Erstzulassung (auf volle 100 € abgerundet). Dieser Preis wird auch bei Gebraucht- und Leasingfahrzeugen angesetzt.
• Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kommen zusätzlich monatlich 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer hinzu

Für Arbeitnehmer

• Der geldwerte Vorteil wird automatisch dem Bruttolohn zugeschlagen.
• Übernehmen Arbeitnehmer selbst Kosten, z. B. für Tanken oder Leasingraten, reduziert das den geldwerten Vorteil.
• Wer nur selten mit dem Dienstwagen zur Arbeit fährt, kann statt der 0,03 %-Regel oft die günstigere Tagespauschale nutzen. Dabei werden pro Fahrt nur 0,002 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer angesetzt.

Für Selbstständige

• Selbstständige können die 1%-Regelung nur in Anspruch nehmen, wenn das Fahrzeug überwiegend, also zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird.
• Der geldwerte Vorteil muss als Gewinn in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung bzw. Gewinn- und Verlustrechnung verbucht werden.
• Für Selbstständige fällt zusätzlich Umsatzsteuer auf die private Nutzung an.

Die Fahrtenbuchmethode einfach erklärt

Bei dieser Methode wird der private Nutzungsanteil nicht pauschal geschätzt, sondern anhand eines Fahrtenbuchs errechnet. Damit ist die Methode sehr viel genauer als die 1 %-Regelung und daher in vielen Fällen auch günstiger.

Anforderungen an ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch

Damit das Finanzamt das Fahrtenbuch anerkennt, muss es ordnungsgemäß geführt werden. Das bedeutet vor allem: Alle Fahrten müssen vollständig, lückenlos und zeitnah dokumentiert werden.

Für berufliche Fahrten müssen unter anderem folgende Angaben erfasst werden:

• Datum der Fahrt,
• Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt,
• Reiseziel und Reisezweck,
• ggf. besuchte Kunden oder Geschäftspartner,
• Hinweise zu eventuellen Umwegen.

Auch Privatfahrten müssen dokumentiert werden. Hier reichen in der Regel die gefahrenen Kilometer aus.

Am Jahresende wird anhand der Gesamtkilometerleistung berechnet, welcher Anteil privat und welcher beruflich gefahren wurde. Versteuert wird anschließend nur der tatsächliche Privatanteil.

Möglichkeiten zur Fahrtenbuchführung

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, ein Fahrtenbuch zu führen: klassisch handschriftlich oder digital per Fahrtenbuch-App. Apps bzw. elektronische Fahrtenbücher sind inzwischen sehr verbreitet, da sie im Alltag einfacher zu handhaben und weniger fehleranfällig sind.

• Handschriftliches Fahrtenbuch

Sie können ein klassisches Fahrtenbuch aus dem Schreibwarengeschäft nutzen und handschriftlich ausfüllen. Wichtig ist dabei, dass Einträge nicht nachträglich verändert werden dürfen. Tipp-Ex, unleserliche Korrekturen oder nachträgliche Änderungen sind tabu.

• Elektronisches Fahrtenbuch bzw. Fahrtenbuch-App

Fahrtenbuch-Apps wie Driversnote erfassen Fahrten automatisch, z. B. per Smartphone. Das bietet eine Reihe von Vorteilen: Sie vergessen keine Fahrt, die Dokumentation ist lückenlos und die Daten sind obendrauf sicher verwahrt. Wichtig ist, dass elektronische Fahrtenbücher den sogenannten GoBD-Vorgaben entsprechen.

• Excel- oder Word-Dateien nur in ausgedruckter Form

Excel- oder Word-Dateien erkennt das Finanzamt in der Regel nicht an, da Einträge dort nachträglich verändert werden können. Was Sie tun können ist, z. B. eine Excel-Tabelle auszudrucken und anschließend handschriftlich auszufüllen. Im Alltag ist das meist wenig praktisch.

Gerade bei Fahrtenbüchern schaut das Finanzamt oft sehr genau hin. Umso wichtiger ist es, dass Sie alle Fahrten sauber und korrekt dokumentieren. In unserem Blog finden Sie vielen nützliche Tipps zum Führen eines Fahrtenbuchs.

Vor- und Nachteile von 1 %-Regelung und Fahrtenbuch im Überblick

1%-Regelung

Fahrtenbuchmethode

Fahrtenbuch oder 1 %-Regelung: Welche Methode passt besser zu Ihnen?

Wenn Sie noch nicht wissen, wie hoch Ihre private Nutzung ausfällt, wird es Ihnen schwer fallen zu entscheiden, welche Methode für Sie günstiger ist. In dem Fall lohnt es sich, drei Monate lang ein Fahrtenbuch zu führen und die Nutzung zu tracken. So bekommen Sie schnell ein Gefühl dafür, ob das Fahrtenbuch oder die 1 %-Regelung für Sie die bessere Wahl ist.

Wichtig zu wissen: Wenn Sie von der Fahrtenbuchmethode zur 1 %-Regelung wechseln möchten oder umgekehrt, dann müssen Sie jeweils bis zum Jahreswechsel warten. Eine Ausnahme gilt beim Fahrzeugwechsel: Dann können Sie die Methode auch unterjährig ändern.

FAQ