Kostenlose Fahrtenbuch-Vorlage im PDF-Format

Nutzen Sie Ihr Privatfahrzeug für Dienstfahrten oder fahren Sie einen Firmenwagen, den Sie auch privat nutzen? Dann kann das Führen eines Fahrtenbuchs für Sie sinnvoll sein.

Hier finden Sie eine praktische Fahrtenbuch-Vorlage, die Sie direkt ausdrucken und handschriftlich ausfüllen können. Außerdem verraten wir Ihnen, worauf Sie beim Ausfüllen der Fahrtenbuch-Vorlage achten müssen, um eine strenge Prüfung durch das Finanzamt zu bestehen.

Fahrtenbuch-Vorlage zum Ausdrucken

Laden Sie sich hier Ihre Fahrtenbuch-Vorlage direkt als PDF-Datei herunter. 

Wichtiger Hinweis: Das Finanzamt wird das Fahrtenbuch nur anerkennen, wenn Sie es ausdrucken und handschriftlich ausfüllen. Worauf Sie außerdem achten müssen, erfahren Sie in unserer Checkliste im Abschnitt „Welche formalen Kriterien muss ich bei der Verwendung einer Fahrtenbuch-Vorlage einhalten?“

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Wie muss ich die Fahrtenbuch-Vorlage ausfüllen, damit sie vom Finanzamt anerkannt wird?

Eins vorweg: Das Finanzamt ist nicht gerade für Nachsicht bekannt, wenn es um das Führen eines Fahrtenbuchs geht. Deshalb sollten Sie die folgenden Hinweise unbedingt berücksichtigen. Schauen wir uns zunächst einmal an, welche inhaltlichen Angaben ins Fahrtenbuch gehören.

Welche Angaben muss ein Fahrtenbuch enthalten?

Die Fahrtenbuch-Vorlage von Driversnote, die Sie auf dieser Seite herunterladen können, enthält alle vom Finanzamt vorgegebenen Angaben. Im oberen Teil des Fahrtenbuchs tragen Sie folgende Angaben ein:

• Name des Fahrers
• Kfz-Kennzeichen
• Beginn- und End-Kilometerstand (für das gesamte Fahrtenbuch)
• Beginn- und Enddatum (für das gesamte Fahrtenbuch)

Was die einzelnen Einträge angeht, hat das Finanzamt unterschiedliche Ansprüche an geschäftliche und private Fahrten.

Für dienstliche Fahrten sind laut BMF-Schreiben vom 18.11.2009 (BStBl I S. 1326) folgende Angaben notwendig:

• Datum
• Kilometerstand zu Beginn der Fahrt
• Kilometerstand nach der Fahrt
• Anzahl der gefahrenen Kilometer
• Fahrtziel (inkl. genauer Adresse)
• Zweck der Fahrt (dazu zählt auch der Name des Geschäftspartners oder Kunden)
• Route (bei Umwegen)
• Name des Fahrers, falls mehrere Fahrer das Fahrzeug nutzen

Für private Fahrten:

• Datum
• Kilometerstand zu Beginn der Fahrt
• Kilometerstand nach der Fahrt
• Anzahl der gefahrenen Kilometer

Welche formalen Kriterien muss ich bei der Verwendung einer Fahrtenbuch-Vorlage einhalten?

Das Finanzamt ist bei der Prüfung von Fahrtenbüchern sehr streng. Um zu vermeiden, dass dein Fahrtenbuch aufgrund eines Formfehlers abgelehnt wird, sollten Sie sich an die erforderlichen formalen Anforderungen halten.

Laut Finanzamt muss das Fahrtenbuch lückenlos, vollständig, zeitnah und schlüssig ausgefüllt werden und darf keine Änderungen im Nachhinein zulassen. 

Konkret bedeutet das:

• Keine Änderungen im Nachhinein: Elektronische Formate wie Google-Sheets- oder Excel-Vorlagen für Fahrtenbücher dürfen nicht am PC ausgefüllt werden, weil so nachträglich Änderungen vorgenommen werden können. Zulässig sind entweder ein handschriftliches Fahrtenbuch oder eine Fahrtenbuch-App wie Driversnote.
   
• Lückenlos: Jede Fahrt – egal ob geschäftlich oder privat – muss aufgezeichnet und entsprechend gekennzeichnet werden. Es ist nicht erlaubt, mehrere Fahrten zusammenzufassen. Falls Sie auf einer Geschäftsfahrt eine private Unterbrechung haben, muss diese separat im Fahrtenbuch aufgeführt werden.  
   
• Vollständig: Das Fahrtenbuch muss komplett für das ganze Jahr vorliegen – entweder in Form von Exporten aus einer Fahrtenbuch-App oder als handschriftliches, gebundenes Fahrtenbuch. Lose Seiten sind nicht erlaubt. Wenn Sie eine ausgedruckte Fahrtenbuch-Vorlage verwenden, müssen Sie sie binden.
   
• Zeitnah: Idealerweise füllen Sie die Fahrtenbuch-Vorlage direkt nach der Fahrt aus.
   
• Schlüssig: Die Einträge müssen für das Finanzamt nachvollziehbar und lesbar sein. Wenn Sie Abkürzungen für häufige Wege verwenden möchten, müssen Sie diese zunächst erklären.

Sichere und praktische Alternative: eine Fahrtenbuch-App

Durch die strengen Auflagen des Finanzamts ist das handschriftliche Führen eines Fahrtenbuches auch mit einer PDF-Vorlage ganz schön aufwendig – und leider auch fehleranfällig. Im Alltagsstress kann es schnell passieren, dass man mal vergisst, eine Fahrt einzutragen.

Eine praktischere und gleichzeitig sichere Alternative sind Fahrtenbuch-Apps (auch elektronische Fahrtenbücher genannt) wie Driversnote. Bei dieser Lösung zeichnet die App automatisch alle Fahrten auf – entweder über die Bewegungserkennung oder einen separaten Tracker.

Dazu starten Sie einfach die App und zeichnen die Fahrt auf. Die App speichert automatisch das Datum, die Start- und Enduhrzeit sowie die Start- und Zieladresse. Den Reisezweck können Sie selbst hinzufügen. So sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass keine Fahrten vergessen werden. 

Welche Anforderungen muss eine Fahrtenbuch-App laut Finanzamt erfüllen?

Damit ein elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt werden kann, muss es genau dieselben Anforderungen erfüllen wie eine handschriftliche Fahrtenbuch-Vorlage. 

Deshalb sollten Sie bei einer Fahrtenbuch-App auf folgende Punkte achten:

• Nachträgliche Änderungen sind nicht möglich oder müssen protokolliert werden – zum Beispiel durch eine Änderungshistorie, die sowohl die alten als auch die neuen Daten sowie das Änderungsdatum anzeigt.
• Die Fahrtenbuch-Einträge müssen mindestens zehn Jahre zugänglich sein.