Digital oder analog: Elektronisches Fahrtenbuch und Fahrtenbuch auf Papier im Vergleich

Das sollten Sie wissen, wenn Sie für Ihr Team die Fahrtkostenabrechnung machen

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen für die Genehmigung von Fahrtkosten verantwortlich sind, kennen Sie das Problem: handschriftliche Fahrtenbücher sind oft unvollständig und/oder fehlerhaft und werden gern verspätet nachgereicht. Mit dem Kontrollieren der Einträge, dem Nachhaken bei den Mitarbeitenden und der Berechnung der Beträge kommen Sie schnell auf mehrere Stunden Verwaltungsaufwand jeden Monat.

Für ein Unternehmen mit 15 Mitarbeitern im Außendienst, womöglich verteilt auf verschiedene Abteilungen, bedeutet das: jede Menge unvollständige Angaben, fehlende Einträge und Excel-Chaos. Und das alles am liebsten kurz vor Monatsende.

Driversnote ist eine der führenden Fahrtenbuch-Apps und unterstützt weltweit Millionen Nutzer dabei, ihre Fahrten zuverlässig zu dokumentieren. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Unternehmen mit einem elektronischen Fahrtenbuch Zeit sparen und sich absichern können, und zwar bei jedem dieser drei Schritte:

• Fahrten erfassen
• Einträge prüfen
• Fahrtkostenerstattung berechnen

Aber bevor wir loslegen, sehen wir uns an, was ein elektronisches Fahrtenbuch überhaupt ist.

Ein elektronisches Fahrtenbuch wie Driversnote Teams ist eine digitale Lösung für Desktop und Smartphone. Damit können Unternehmen ganz einfach nachvollziehen, wann Mitarbeiter mit dem eigenen Auto beruflich unterwegs waren und wie viele Kilometer dabei zusammengekommen sind. Das Tool hilft dabei, Fahrten zu erfassen, Berichte zu erstellen und die Erstattung intern freizugeben – alles an einem Ort.

Warum Fahrtkosten anders abgerechnet werden als andere Ausgaben

Wenn Mitarbeitende Quittungen für Hotel, Verpflegung oder Arbeitsmaterial einreichen, ist der Beleg gleichzeitig der Nachweis. Bei Fahrten mit dem Auto funktioniert das so nicht. Damit Fahrtkosten erstattet werden können, müssen Mitarbeitende nachweisen:

• wo sie losgefahren und angekommen sind,
• wie viele Kilometer sie gefahren sind,
• warum sie unterwegs waren (geschäftlich oder privat),
• wann die Fahrt stattgefunden hat.

Ohne diese Angaben kann der Arbeitgeber die Fahrt nicht prüfen. Je nach Branche oder Betriebsgröße können zusätzliche Vorgaben gelten. Am besten prüfen Sie regelmäßig, was für Ihr Unternehmen zutrifft.

Weitere Infos dazu finden Sie im Artikel zu den Anforderungen an ein Fahrtenbuch.

Fahrten erfassen, Berichte prüfen und die Erstattung berechnen, all das frisst Zeit. Nicht nur bei den Mitarbeitenden, die ihre Fahrten dokumentieren, sondern auch bei denjenigen, die alles kontrollieren und freigeben müssen.

Kommt dann noch eine Betriebsprüfung oder Rückfrage vom Steuerbüro dazu, ist der Stress vorprogrammiert.

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Schritt 1: Fahrten automatisiert erfassen

Der größte Hebel: Verabschieden Sie sich von Loseblattsammlungen und Excellisten. Man könnte denken, dass inzwischen kaum noch ein Unternehmen analog arbeitet. Tatsächlich sind Post-its und Zettelwirtschaft aber nach wie vor weit verbreitet.

Mal ehrlich: Wer hat heutzutage noch die Zeit, fehlenden Angaben hinterherzujagen, sich durch E-Mail-Anhänge zu klicken oder aus mehreren Tabellen irgendwie einen Überblick zu gewinnen?

Ein elektronisches Fahrtenbuch bringt hier Ordnung rein und spart allein dadurch richtig viel Zeit. Gerade bei Teams mit 15 Mitarbeitern im Außendienst und mehr macht das einen großen Unterschied:

• Die Mitarbeiter erfassen ihre Fahrten automatisch über das GPS im Smartphone oder mithilfe eines kleinen Bluetooth-Trackers wie einem iBeacon. So wird keine Fahrt vergessen und die Mitarbeiter müssen sie auch nicht umständlich im Nachhinein dokumentieren. Sämtliche Fahrten können mit einem Klick eingereicht werden.
   
• Die Teamleitung greift auf die Berichte in einem zentralen Dashboard zu. Die Berichte liegen in einem einheitlichen Format vor und die zuständige Person sieht auf einen Blick, welche Berichte eingereicht, genehmigt oder noch offen sind. Sehr praktisch: Wenn ein Mitarbeiter eine Fahrt vergessen hat, erhält er automatisch eine Erinnerung vom System.
   
• Dem Unternehmen liegen damit saubere Daten vor, die den Anforderungen von Finanzamt & Co. entsprechen und die bei Bedarf einfach abgerufen werden können.

Bei einem Team mit 15 Personen spart ein elektronisches Fahrtenbuch so Monat für Monat mehrere Stunden Verwaltungsaufwand.

Schritt 2: Einträge in wenigen Minuten prüfen

Unsere Auswertungen zeigen: Wenn das System sauber aufgesetzt ist und die Abläufe stimmen, dauert das Prüfen von Einträgen in der Regel nur ein paar Minuten pro Bericht.

Aber: Sobald Fahrten manuell geprüft, Stichproben gemacht oder Daten mit Kalendern und anderen Tools abgeglichen werden müssen, wird es schnell zeitintensiv. Selbst bei einem kleinen Team mit 15 Fahrern kann das Prüfen der Einträge so plötzlich zum Vollzeitjob werden.

Manche kontrollieren jede Fahrt im Outlook-Kalender, andere stutzen bei auffällig runden Zahlen („Genau 100 km? Klingt eher nach Schätzung.“) Einfacher geht es so:

• Kartenansicht statt Zahlenkolonnen: Statt nur auf Kilometerangaben zu schauen, sehen Sie die Route auf einer Karte, inklusive Start- und Zielpunkt. Wenn etwas nicht stimmig ist, fällt es Ihnen so gleich ins Auge.
   
• Manuelle Einträge auf einen Blick erkennen: Im Bericht sehen Sie sofort, welche Fahrten automatisch aufgezeichnet und welche manuell eingetragen wurden. So können Sie sich auf die manuellen Einträge konzentrieren.
   
• Kontext gleich anbei: Die Mitarbeiter können ihre Fahrten direkt einem Projekt, einem Kunden oder einer Kostenstelle zuordnen. So müssen Sie später nicht per Mail nachfragen, wofür diese oder jene Fahrt eigentlich war.

Schritt 3: Fahrtkostenerstattung stressfrei berechnen

Wenn Autofahrten noch per Hand oder in über das Unternehmen verstreuten Excel-Tabellen dokumentiert werden, wird die Abrechnung schnell zur Nervenprobe ... spätestens dann, wenn jemand versehentlich eine Formel in Excel gelöscht oder nur die Hälfte der Fahrten eingetragen hat.

Was viele unterschätzen: Bei der Abrechnung der Fahrtkosten ist meist sehr viel mehr nötig als einfach nur Kilometer mal Pauschale zu rechnen. In vielen Unternehmen müssen zusätzlich:

• Private Fahrten herausgerechnet werden,
• Regelungen wie Staffelungen oder Mindestgrenzen beachtet werden,
• je nach Fahrzeugart und Richtlinie unterschiedliche Pauschalen angesetzt werden.

In Deutschland gelten klare Vorgaben: Für Fahrten mit dem privaten Auto dürfen pauschal 0,30 € pro Kilometer abgerechnet werden, natürlich nur für beruflich veranlasste Strecken. Wer mit dem Motorrad fährt, bekommt 0,20 €. Dazu können aber interne Sonderregelungen kommen, denn die Erstattung der Reisekosten durch den Arbeitgeber ist gesetzlich nicht vorgeschrieben.

Einer unserer Nutzer sagt dazu:

„Wir haben sechs Anbieter getestet. Bei den meisten fehlten entscheidende Funktionen, zum Beispiel die Möglichkeit, private und geschäftliche Fahrten sauber zu trennen.“
– Nutzer von Driversnote Teams, Nutzerumfrage 2025

Ein elektronisches Fahrtenbuch wie Driversnote berücksichtigt automatisch alle relevanten Regelungen. So sparen Sie jede Menge Zeit und vermeiden Fehler.

• Individuelle Erstattungssätze: Wenn Ihr Unternehmen eigene Pauschalen verwendet (z. B. je nach Fahrzeugtyp oder Abteilung), können diese in Driversnote hinterlegt und automatisch angewendet werden.
   
• Trennung von privat und beruflich: Die Mitarbeiter kennzeichnen jede Fahrt als geschäftlich oder privat. So landen nur die relevanten Strecken im Bericht und die Mitarbeitenden behalten die Kontrolle darüber, welche Daten geteilt werden.
   
• Datenschutz inklusive: Mit dem integrierten Datenschutzfilter können sensible Informationen wie exakte Adressen, Routen oder persönliche Notizen automatisch aus den Berichten ausgeblendet werden. So wird alles korrekt dokumentiert und datenschutzkonform angezeigt.
   
• Einfacher Export: Die Teamberichte lassen sich mit wenigen Klicks als PDF oder Excel-Datei exportieren, für die Lohnabrechnung, die Buchhaltung oder zur Weiterverarbeitung in anderen Tools. Auf Wunsch auch gesammelt für alle Mitarbeiter auf einmal.

So gelingt der Wechsel zum elektronischen Fahrtenbuch

Ein neues Tool im Team einzuführen, muss kein Mammutprojekt sein, vor allem nicht bei einem Unternehmen mit rund 15 Mitarbeitern im Außeneinsatz.

Die Teamgröße ist ideal, denn: ohne klare Prozesse wird es schnell unübersichtlich und gleichzeitig ist das Unternehmen flexibel genug, um ohne großen Reibungsverlust durchzustarten.

Wenn Sie von handschriftlichen Fahrtenbüchern auf Driversnote umsteigen, gilt: Nicht zu kompliziert denken, sondern schnell erste Erfolge schaffen.

1. Erstmal klein starten: Legen Sie Ihr Team an, laden Sie ein paar Mitarbeiter dazu ein und testen Sie mit einer kleinen Gruppe, wie die automatische und manuelle Fahrterfassung funktionieren.
2. Workflows testen: Exportieren Sie einen Beispielbericht und spielen Sie ihn testweise in Ihre Lohn- oder Buchhaltungssoftware ein.
3. Genehmigungsprozess aufteilen: Lassen Sie die Teamleiter die Fahrtenberichte ihrer Mitarbeiter prüfen und den finalen Check von der Finanzabteilung durchführen.
4. Für Klarheit sorgen: Nutzen Sie unternehmensweit dieselben Tags für Kunden, Projekte oder Kostenstellen, damit alle Fahrten einheitlich erfasst und ausgewertet werden können.

Der Umstieg gelingt am besten Schritt für Schritt. Starten Sie wenn möglich in einer Abteilung und binden Sie dann nach und nach das gesamte Team ein. Und das Beste: Sobald die Mitarbeiter merken, wie viel einfacher das Ganze dank der automatischen Erfassung läuft, will kaum einer mehr zurück zur Zettelwirtschaft.