Car Allowance vs. Firmenwagen – Welche Option lohnt sich für Ihr Unternehmen?

Viele Arbeitgeber stehen vor der Frage, wie sie am besten mit den Reisekosten der Mitarbeiter umgehen: Sollten Dienstreisen mit dem Firmenwagen erfolgen oder ist ein monatlicher Zuschuss für die Nutzung des privaten Fahrzeugs, eine sogenannte Car Allowance, die bessere Lösung?

Beide Modelle haben Vor- und Nachteile. In diesem Artikel vergleichen wir beide Optionen und zeigen, welche Variante für Ihr Unternehmen die richtige sein könnte.

Bereitstellung eines Firmenwagens

Entscheidet sich ein Unternehmen für Firmenwagen, stellt es seinen Mitarbeitern Fahrzeuge für dienstliche Fahrten zur Verfügung. Diese Fahrzeuge gehören zum Betriebsvermögen und werden vom Arbeitgeber angeschafft, gewartet und versichert.

In vielen Fällen dürfen Mitarbeiter den Firmenwagen auch privat nutzen. Den daraus entstehenden geldwerten Vorteil müssen sie versteuern.

Aus steuerlicher Sicht bietet ein Firmenwagen einige Vorteile: Die Anschaffungskosten sowie laufende Ausgaben wie Wartung, Versicherung und Treibstoff sind als Betriebsausgaben absetzbar. Zudem kann das Unternehmen in der Regel die gezahlte Mehrwertsteuer als Vorsteuer geltend machen.

Wird das Fahrzeug auch privat genutzt, kann entweder die 1-%-Regelung oder die Fahrtenbuch-Methode zur Besteuerung des geldwerten Vorteils angewendet werden.

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Vereinbaren einer Car Allowance

Alternativ können Unternehmen ihren Mitarbeitern eine Car Allowance [LINK] zahlen. Dabei handelt es sich um einen monatlichen Zuschuss, der die Kosten für die Nutzung des privaten Fahrzeugs zu dienstlichen Zwecken abdecken soll. Die Pauschale kann Ausgaben wie Treibstoff, Wartung, Versicherung und Wertverlust des Fahrzeugs anteilig ausgleichen.

In Deutschland wird eine Car Allowance als Gehaltszulage behandelt und unterliegt daher der Lohnsteuer und Sozialabgaben. Der Mitarbeiter kann frei entscheiden, wie er die Pauschale nutzt. Allerdings kann der Arbeitgeber Vorgaben zur Wartung und Pflege des Fahrzeugs machen, um die Betriebssicherheit zu gewährleisten.

Zudem hat der Arbeitgeber ein Mitspracherecht bei der Auswahl des Fahrzeugs. Er kann festlegen, welche Anforderungen der private Pkw erfüllen muss, um für dienstliche Fahrten genutzt werden zu dürfen – etwa in Bezug auf Modell, Alter oder Sicherheitsstandards.

Vor- und Nachteile von Firmenwagen

Ein Firmenwagen ist für viele Arbeitnehmer ein attraktiver geldwerter Vorteil und trägt so zur Attraktivität des Arbeitgebers bei. Das ist in Zeiten des Fachkräftemangels und des War for Talents ein gewichtiges Argument. Zum anderen behalten Unternehmen die Hoheit über das Erscheinungsbild ihres Fuhrparks, was besonders in Branchen mit intensivem Kundenkontakt oder bei Außendiensttätigkeiten von Vorteil ist. Ein einheitlicher, gut gepflegter Fuhrpark vermittelt Professionalität und stärkt das Unternehmensimage.

Dem gegenüber stehen die hohen Kosten für Anschaffung, Versicherung und Wartung, die für Unternehmen eine erhebliche finanzielle Belastung darstellen können. Das gilt insbesondere dann, wenn die Fahrzeuge nicht regelmäßig genutzt werden. Zudem ist die Verwaltung eines Fuhrparks mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden.

Vor- und Nachteile der Car Allowance

Die Car Allowance bietet Unternehmen vor allem verwaltungstechnische Vorteile, da sie sich nicht um Anschaffung, Wartung oder Versicherung der Fahrzeuge kümmern müssen. Die Mitarbeiter sind selbst für ihre Fahrzeuge verantwortlich und tragen die damit verbundenen Kosten. Das Unternehmen muss lediglich sicherstellen, dass die monatliche Pauschale korrekt abgerechnet wird.

Da die Car Allowance steuer- und sozialabgabenpflichtig ist, fällt der Nettobetrag, den Mitarbeiter tatsächlich erhalten, unter Umständen geringer aus. Unternehmen können diesen Nachteil jedoch ausgleichen, indem sie z. B. zusätzlich zur Car Allowance eine Tankkarte anbieten oder Kilometergeld zahlen.

Mitarbeiter haben zudem die Möglichkeit, ihre beruflich bedingten Fahrtkosten steuerlich geltend zu machen, entweder über die Kilometerpauschale oder durch das Führen eines Fahrtenbuchs.

Car Allowance oder Firmenwagen – Was ist besser für Ihr Unternehmen?

Sowohl die Bereitstellung eines Firmenwagens als auch die Zahlung einer Car Allowance bieten für Unternehmen Vor- und Nachteile. Ein Firmenwagen kann als attraktiver Zusatz zum Gehalt dienen und dazu beitragen, qualifizierte Talente zu gewinnen und langfristig ans Unternehmen zu binden. Zudem behält das Unternehmen die Kontrolle über den Fuhrpark und kann sicherstellen, dass die genutzten Fahrzeuge ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild haben.

Eine Car Allowance hingegen reduziert Kosten und Verwaltungsaufwand, da das Unternehmen weder für die Anschaffung noch für die Wartung, Versicherung oder Reparaturen der Fahrzeuge verantwortlich ist.

Ob sich ein Firmenwagen oder eine Car Allowance für ein Unternehmen mehr lohnt, hängt von der individuellen Situation ab. Entscheidend ist vor allem, wie oft und in welchem Umfang die Mitarbeiter tatsächlich dienstlich fahren.

Entscheidet sich ein Unternehmen für einen Firmenwagen, können die Anschaffungskosten sowie laufende Ausgaben als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Zudem besteht die Möglichkeit, die gezahlte Mehrwertsteuer als Vorsteuer geltend zu machen, was die steuerliche Belastung weiter reduziert.

Bei einer Car Allowance handelt es sich hingegen um eine Lohnzahlung, die für das Unternehmen nicht in gleichem Maße steuerlich absetzbar ist. Zudem fallen auf die gezahlte Zulage Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung an.

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